Organiser son temps pour être plus efficace et moins stressé


Beaucoup de personnes ont l’impression de ne pas avoir assez de temps dans la journée pour tout faire. Pour d’autres, la procrastination est une habitude, ils exécutent leurs tâches à l’arraché. Dans l’un ou l’autre des cas, il est crucial d’organiser son temps pour mener à bien ses activités. Alors, lisez cet article, je donnerai quelques indications pour vous montrer comment gérer son temps judicieusement.

La planification de temps : une étape clé pour organiser son temps efficacement

« Bon ! C’est décidé, je me mets au sport »

« Cette fois je range tout et j’évite d’entasser mes affaires à nouveau »

« Dorénavant, je ne serai plus en retard »

Voilà entre autres de bonnes résolutions que nous prenons à chaque fois, mais que nous n’arrivons pas à respecter. Nous nous retrouvons très souvent à dire plutôt : « ah ! J’ai oublié d’appeler un tel » ; « j’aurais dû faire ceci hier »… Bref, c’est dommage, mais le temps nous dicte sa loi. Or, pour pouvoir atteindre ses objectifs, il faut pouvoir organiser son temps.

Planifier son temps est une étape importante. Cela implique une prévision des engagements futurs et une allocation de temps pour les respecter. Si vous voulez apprendre à mieux gérer votre temps tout en étant productif et efficace,  vous devez suivre les conseils suivants.

Quelle gestion faites-vous actuellement de votre temps ?

Il est important de déterminer ce que vous faites habituellement et le temps que cela vous prend. Vous devez donc recenser avec précision vos tâches quotidiennes. Comment se déroule généralement votre journée ? Pour pouvoir bien organiser son temps, vous devez faire attention à la manière dont vous faites les choses, le temps que cela vous prend. Cet exercice vous permettra de déterminer le temps que vous passez concrètement à accomplir vos tâches. N’oubliez rien surtout, même les activités  les plus « futiles » sont à prendre en compte.

Notez les informations dans un carnet en prenant le soin de les regrouper par catégories. Autrement dit, classer les activités professionnelles à part, les tâches ménagères d’un autre côté et les loisirs ailleurs. Cela vous aidera à mieux visualiser la façon dont vous passez votre temps.

Organiser son temps, c’est se fixer de nouveaux objectifs

Maintenant  que vous savez comment vous gérez votre temps au quotidien, vous devez faire des ajustements pour l’optimiser. Pour cela, pensez à ce que vous devez faire ou voulez faire aujourd’hui, demain, après-demain, dans une semaine… ? Il est important de définir les choses qui doivent être faites dans l’immédiat ou sur le long terme. Combien de temps faudra-t-il pour les réaliser ? Surtout fixez-vous des objectifs SMART.

Prioriser et classer les taches

 Il est important de faire une liste de tout ce que vous avez à faire en fonction de leur importance. Organiser son temps, c’est identifier les tâches les plus urgentes ou les plus importantes et les prioriser. Vous devez donc être en mesure de  faire la répartition des tâches afin de ne pas toujours courir après le temps au final. Mettez les choses en bon ordre. Faites chaque chose en son temps, au bon moment, vous éviterez beaucoup de stress ainsi.

Noter absolument tout

Ne comptez pas sur votre mémoire pour tout vous rappeler, elle a ses limites. Un mail non envoyé, une course non faite, et voilà vous venez de chambouler toute votre journée suivante. Vous devez tout

 

noter pour vous retrouver plus facilement. Pour ce faire, se servir d’un carnet. Mais comme nous sommes à l’ère du numérique, vous pouvez par exemple télécharger un planificateur de journée ou d’autres outils sur votre smartphone pour la prise de notes.

Déléguer vos tâches

Ce n’est pas facile à faire pour certains, mais il le faut si vous voulez arriver à vos fins. Savoir organiser son temps passe forcément par le fait de d’apprendre à déléguer certaines responsabilités. Dans votre liste de tout ce que vous avez à faire, il y a les tâches que vous ne pourrez faire que vous-même. Du genre prier, faire du sport, rencontrer un ami, lire, faire une séance photo, assister à une réunion… Il y a également des choses que les autres peuvent faire pour vous. Il s’agit entre autres de : faire le ménage, organiser une fête, une course, laver sa voiture… Identifier bien les tâches qui nécessitent que vous vous y consacrer personnellement et le reste. Ainsi, vous ne perdrez plus de temps et vous accomplirez l’essentiel.

En somme, organiser son temps, c’est planifier à l’avance. Ne vous couchez pas sans avoir défini ce qui doit être fait le lendemain. Car l’une des pires choses que vous puissiez faire est de vous réveiller sans un plan pour la journée.

Comment gérer son temps pour être moins stressé ?

Une fois que vous avez planifié vos activités, il faut maintenant passer à l’action. Il ne sert en fait à rien de faire un planning, de télécharger un planificateur de journée si au final vous ne faites pas les choses comme il se doit. Bien organiser son temps, c’est exécuter les tâches conformément au calendrier défini. Il faut prendre les choses en main, prendre les commandes du temps. Si vous ne le faites pas, vous ne pourrez pas atteindre vos objectifs. Alors, il est important que vous preniez conscience que la gestion de votre temps incombe à votre responsabilité. Ensuite, prenez des décisions pour obtenir de meilleurs résultats.

Tout comme la planification de temps, la gestion aussi est très importante. Si vous ne gérez pas bien votre temps, vous ne pourriez pas faire des progrès. Utiliser donc les techniques de gestion de temps comme la loi de Pareto, la Méthode GTD, la Matrice Eisenhower

Éliminer les distractions

Organiser son temps vous permet d’aller plus vite dans la réalisation de vos tâches. Mais cela ne suffit pas, vous devez être en mesure d’utiliser le temps de façon efficace. Pour cela, rester loin de toutes distractions si vous voulez  que les objectifs soient atteints. Sachez donc vous passer de situations ou de personnes qui ne vous apportent pas de résultats concrets. Les distractions doivent être ponctuelles et non quelque chose de constant ou de répétitif. Vous devez donc éviter :

  • Les conversations inutiles et stériles lorsque vous avez d’autres choses à faire
  • Les conversations téléphoniques trop longues et superflues
  • Internet est une grosse distraction quand vous ne savez pas vous contrôler. Les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Instagram…) vous y passerez des heures sans vous en rendre compte. Nous perdons également beaucoup de temps sur Google. À la base, vous venez faire une simple recherche sur un sujet donné. Mais, c’est vite fait de se retrouver à fouiller tout le Net pendant des heures. Faites donc attention sur Internet.
  • La télévision
  • Les consoles de jeux
  • Le shopping…

Organiser son temps, c’est mettre de l’ordre dans ces affaires !

Vous vous demandez quel rapport avec comment gérer son temps ? Beaucoup ne s’en rendent pas compte, mais le désordre fait perdre un temps fou. Alors, organiser son temps c’est aussi organiser son placard, ranger ses affaires, son bureau, sa maison, son atelier… Lorsque tout est bien rangé à sa place, vous ne perdrez plus du temps à chercher. Vous mettrez très vite la main sur tout ce que vous voulez sans effort. Cela vous évite aussi de vous énerver ou de stresser pour rien.

… et en bon planificateur de temps, sachez dire NON

Vous êtes peut-être beaucoup sollicité par les autres. Et vous êtes toujours prêt à aider. Et vous alors ? N’avez-vous donc rien à faire de votre temps ? Ce n’est pas parce que vous ne vous rendez pas chaque fois disponible pour un collègue ou même un proche que vous devez culpabiliser. Lorsqu’une personne prend le soin de bien organiser son temps, il sait quand il peut mettre son temps à profit pour une autre personne. La planification de temps requiert qu’on établisse des priorités. Et lorsque ces dernières sont bien connues, vous n’accepterez plus tout et n’importe quelle responsabilité inutile.Il faut donc apprendre à dire non.

Prévoir une place aux imprévus

Les événements inattendus qui vous font faire perdre votre temps sont incontournables. Il faut donc laisser une marge pour les gérer. Pour cela, je vous recommande de prévoir une heure le matin et une heure l’après-midi à cet effet. Le plus gros challenge serait de réussir à résister à la tentation de tout laisser tomber pour régler une urgence au lieu d’attendre le moment fixé pour vous y attaquer.

Organiser son temps et bien le gérer : pourquoi c’est important ?

Pour bien gérer son temps, nous avons vu que vous avez le choix entre plusieurs solutions comme télécharger un planificateur de journée, ajuster votre temps, créer des listes, etc. Mais si vous ne comprenez pas vraiment pourquoi il est important de mieux gérer votre temps, toutes ces choses ne pourront nullement vous aider. Si vous n’avez pas la motivation pour les utiliser, vous ne le ferez pas.

Vous avez surement déjà entendu plusieurs fois la fameuse citation « le temps, c’est de l’argent ». Que nous lui donnions une valeur pécuniaire ou non, le temps est une ressource très précieuse. Comme, vous le savez sans doute, le temps perdu ne se rattrape jamais. C’est pour cela qu’il est important d’apprendre à le gérer pour pouvoir atteindre les objectifs et profiter pleinement de la vie. Voilà les deux principaux avantages que l’on peut tirer du fait de savoir organiser son temps. Je vais toutefois les décomposer en plusieurs autres points positifs.

Vous devenez plus efficace et plus productif

Que ce soit au travail ou dans votre vie personnelle, le fait de mieux utiliser son temps accroit votre efficacité et votre productivité. En effet, planifier ses taches en utilisant par exemple un planificateur de journée permet de les réaliser rapidement. Dans la mesure où vous savez ce que vous devez faire avec précision et en combien de temps vous devez le faire. Cela ne veut pas dire que vous bâclez la réalisation de vos tâches. Au contraire, vous misez sur la qualité seulement que la motivation d’atteindre vos objectifs vous donne la force de vous concentrer et de rester focus.

Organiser son temps permet aussi d’en économiser. En effet, lorsque vous gérez correctement votre temps, vous travaillez plus, mais pas plus longtemps que nécessaire. Vous gagnez donc en productivité, un atout important pour évoluer en milieu professionnel.

Vous vous sentez plus calme et plus détendu

La planification de temps est d’une précieuse aide pour combattre le stress. Comment ? Je vous explique. Vous savez, nous avons toujours des tas de choses à gérer au quotidien. Que ce soit les exigences du travail, les engagements personnels et bien d’autres, nous sommes constamment soumis au stress.  Et trop de stress sur une assez longue période n’est pas bon pour notre santé mentale et physique. La bonne nouvelle, c’est que quand on sait organiser son temps, on a plus de souci à se faire en ce qui concerne le respect des délais ou l’exécution d’une tâche. Le fait d’avoir déjà planifié sa journée permet de s’en tenir au planning. Ce qui permet d’avoir l’esprit tranquille et d’être détendu.

Vous avez du temps pour vous-même

Pour gérer correctement le temps, vous devez notamment créer une liste de tâches, allouer du temps à chaque élément de votre liste de tâches, puis planifier ces tâches dans votre calendrier.

En agissant de la sorte, vous ne serez plus indécis quant à ce que vous devez faire ensuite, et si vous devez terminer tout ce que vous devez faire. Organiser son temps vous aide donc à libérer votre emploi du temps. Considérant que les techniques de  gestion appropriée du temps vous aident à terminer votre travail plus rapidement, vous constaterez que vous disposez désormais de plus de temps libre. Plus de temps libre signifie que vous aurez plus de temps à passer avec vos proches, à pratiquer un passe-temps ou même à faire un voyage à l’étranger…

Organiser son temps aide à développer plus de qualités

Une fois qu’on  applique des compétences, des techniques et des stratégies pour organiser son temps, on constate avec le temps qu’on acquiert de nouvelles qualités. Patience, persistance, autodiscipline et apprentissage de l’affirmation de soi, tout se développe. Au fur et à mesure que vous développez votre conscience du temps, votre capacité à le gérer s’améliore également. Le fait d’utiliser une technique de découpage du temps ou de faire des listes développe aussi votre capacité à prendre des décisions fiables. Par ailleurs, vous apprenez à ne plus remettre au lendemain.

En fin de compte, vous n’avez que 24h par jour, qu’est ce que vous en faites? Gardez à l’esprit que l’atteinte des objectifs est essentiellement basée sur votre capacité à organiser votre temps judicieusement. Et à la question comment gérer son temps, il doit avoir des éléments de réponses en accord avec tout ce qui a été dit précédemment. Alors, faites au mieux en suivant à votre manière les conseils donnés dans cet article pour organiser son temps au mieux. Vous ne serez pas déçu.

À vous de jouer !

Et vous comment vous faites pour organiser et gérer votre temps de façon efficace ? Partagez vos astuces avec nous. Et si cet article sur l’organisation et la gestion de son temps vous a plu ? Merci de le partager sur les réseaux sociaux.

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Ingénieur de formation, Mathieu Vénisse décide, en février 2012, de changer de vie. Il crée Penser-et-Agir.fr, le site sur lequel il développe son approche innovante du développement personnel baptisée "Le développement personnel par l'Action".Aujourd'hui, Penser et Agir est reconnu comme étant le blog leader sur la thématique du changement de vie avec plus de 400 000 visiteurs par mois, plus de 60 000 abonnés à la newsletter et plus de 3 000 personnes qui ont déjà fait confiance à Mathieu et suivi ses formations en ligne.Vous souhaitez aller plus loin ? Découvrez le livre, les formations vidéo en ligne et les séances audio d'auto-hypnose amplifiée« Parce qu'un seul choix peut tout changer... » - Mathieu Vénisse

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