Est-ce que vous avez déjà passé un seul week-end sans répondre à un email ? Sans toucher à votre ordinateur ? Avez-vous déjà pu passer du temps avec votre famille sans aucune interruption ? Voilà le problème : vous avez toujours « trop » à faire et votre esprit est saturé. Si c’est votre cas, vous devez absolument en savoir plus sur la méthode d’organisation Getting Things Done. En parcourant ces lignes, vous allez apprendre à mieux organiser vos tâches et à les exécuter. Et cela tout en évitant d’être stressé en permanence. Telle est l’essence de cette méthode.

Vous ne risquez plus d’oublier telle ou telle tâche ou d’être si débordé que vous devez tout remettre à plus tard. Vous ne voulez plus être en état d’alerte à tout moment ? Découvrez les rudiments de la méthode d’organisation GTD. Vous pourrez profiter de vos weekends et de vos jours de repos.

Une solution au stress quotidien : Getting Things Done

Plus votre entreprise (ou la vie) avance et plus vous êtes débordé ? Rassurez-vous, vous n’êtes pas seul. Mais vous l’avez peut-être remarqué, ces idées qui passent en boucle dans notre tête sont de vrais démons. Elles nuisent à notre efficacité en perturbant notre concentration. Elles nous prennent énormément d’énergie aussi. En effet, car les activités du cerveau sont reliées au corps.

Notre stress provient en fait de toutes ces choses envers lesquels on s’est engagé, mais que l’on n’a pas encore accomplies. Ainsi, l’intention de David Allen qui a écrit Getting Things Done est d’apaiser notre esprit. Le but ? Pouvoir nous concentrer mieux et bien plus longtemps. Et cela par un ensemble de petites tâches à effectuer. En dressant une liste de tâches, par exemple. Il s’agit d’aider votre cerveau à se focaliser et de trouver les failles qu’il faudra améliorer par la suite. C’est la meilleure façon de rester concentré, d’être productif et de se développer.

Maintenant, voyons ensemble quelques notions de base concernant la méthode GTD. Quelle est sa signification ? En quoi consiste-t-elle exactement ? À quoi sert-elle vraiment et quelles sont ses limites ?

Que signifie Getting Things Done ?

GTD est un acronyme d’un terme anglais qui se traduit par « faire en sorte que les choses soient faites ». Oui, car il n’y a rien de pire qu’un esprit qui rumine des idées sans qu’aucune action concrète ne soit mise en place. C’est pourquoi, avec sa méthode, David Allen nous propose de sortir tous ces « trucs à faire » de notre esprit, pour les trier et les analyser. Au fond, il s’agit de mettre en place une action concrète ou un rappel pour ne plus y penser dans l’immédiat avec la méthode d’organisation Getting Things Done.

La méthode d’organisation GTD, en quoi ça consiste ?

Ranger sa chambre apporte déjà une énorme satisfaction et joue beaucoup sur notre tranquillité. Mais imaginez faire aussi un tri mental… Ce genre de visualisation, ça donne forcément envie ! Surtout si cela signifie moins de stress et plus d’efficacité. C’est tout simplement une idée très alléchante, on aimerait tous être en paix avec soi-même. Alors, qui dira non à une technique qui nous permettra de l’atteindre plus facilement ?

Ainsi, il est temps d’en savoir un peu plus sur ce fameux « Getting Things Done ». Vous vous en doutez, si ce livre a eu autant de succès, c’est bien pour une raison.

Pour appliquer la méthode GTD, commencez par revoir votre organisation personnelle. Faute de quoi, vous n’arriverez à rien. Dans son livre, David Allen donne 5 principes pour vous aider :

1. Collecter : Ce premier point consiste à vider votre esprit de toutes les choses que vous avez en tête. Ceci, pour les placer par écrit sur un papier et les ranger dans une bannette. Cela concerne vos rendez-vous, vos idées… Toutes les choses à faire qui vous traversent l’esprit. Getting Things Done, c’est d’abord faire le point sur tout ce qui est important.
2. Analyser : L’idée ici est de prendre un moment dans votre journée pour trier ces papiers. Il est important de n’en sauter aucun, car vous ne savez pas encore quoi en faire. Il faut tous les traiter ! Le but est de vider complètement votre bannette à la fin de la journée. Ce faisant, vous aurez plus de place et serez dans un meilleur état d’esprit pour procéder à la suite.
3. Organiser
4. Réviser
5. Exécuter

Comment mettre en place la méthode Getting Things Done ?

Les 3 derniers points cités ci-dessus sont tout aussi importants que les deux premiers. Vous vous demandez sûrement pourquoi ils n’ont pas été développés plus haut. Pas de panique, la suite de l’article va les expliquer plus en détail.

Étape 3 : Organiser

Commençons par le troisième point. Ces « trucs » que nous avons analysés vont pouvoir se ranger dans différentes catégories en se posant la question « Est-ce qu’une action peut être mise en place aujourd’hui pour avancer ? » De cette manière, vous pourrez déterminer quelles actions doivent réellement être faites.

Selon Getting Things Done, si la réponse à cette question est non, cette idée sera alors :

• À jeter : si elle est sans importance. Toutes les idées ne sont pas bonnes à réaliser. Apprenez à reconnaître et à jeter les plus mauvaises.
• À faire un jour : quand il n’est pas possible de mettre en place une action aujourd’hui. Exemple : pour votre rendez-vous chez le dentiste.
• À conserver : si cette idée se rapporte à des informations importantes pour un futur projet. L’auteur parle alors de références.

Si la réponse est oui, toujours conformément à la méthode Getting Things Done, on va :

• Effectuer dès maintenant l’action en lien avec cette idée, si elle prend moins de 2 minutes.
• Déléguer ou reporter dans le futur cette action, si elle prend plus de temps.

Note : L’auteur souligne l’idée qu’il est très important de se créer des rappels efficaces concernant toutes les choses que l’on ne fait pas immédiatement. Par exemple, pour éviter d’avoir en tête le rendez-vous chez le dentiste mardi prochain, créez un rappel sur votre téléphone. Cela aide à ne plus y penser continuellement. Tel est l’avantage de la méthode Getting Things Done. On peut également se rappeler de vérifier le travail que l’on a délégué à quelqu’un ou se rappeler de commencer à concrétiser ce projet que nous avons en tête d’ici le mois prochain.

Étape 4 : Réviser

Ce point est également très important. Il se peut que vous ne compreniez pas tout à fait de quoi il s’agit. Vous devrez régulièrement revoir les listes de tâches que vous avez dressées. En d’autres termes, mettez-les à jour. Ainsi, vous saurez quelles tâches vous avez faites, lesquelles sont à venir et sur lesquelles vous concentrer.

Dans « Getting Things Done », David Allen expose l’importance de réviser nos actions et les options possibles pour passer à l’action plus facilement. Cela permet de continuer à être tout aussi efficace avec le temps. C’est un peu comme se demander : est-ce que ma méthode d’organisation fonctionne toujours ? En effectuant une révision sur une fréquence hebdomadaire, vous pourrez réorganiser votre liste et vos propres pensées.

Booster son organisation personnelle grâce au dernier point

Écrire une liste, éliminer les idées inutiles, planifier les tâches selon l’ordre d’importance puis vérifier régulièrement… Telles sont les premières étapes de la méthode Getting Things Done. Et à présent, il n’y a plus que la dernière étape : l’accomplissement des éléments de la liste. Voilà en quoi consiste le dernier point. Mais là encore, il y a des astuces pour être plus efficace.

Imaginons que vos actions se décomposent en différents domaines : les emails, le téléphone, le bureau (ou les choses que l’on ne peut faire qu’à un seul endroit), les choses à faire lorsque vous allez d’un point A à un point B.

Pour ne pas vous perdre en exécutant vos actions, la méthode Getting Things Done vous propose de vous concentrer sur un seul domaine à la fois. Cela vous permettra d’être bien plus efficace. En effet, le cerveau humain a du mal à s’adapter au changement et vous perdez quelques secondes de concentration à chaque fois que vous vous éparpillez. Passer un appel, envoyer un email puis passer un autre appel sera beaucoup moins efficace que de passer 5 appels puis d’envoyer 5 emails.

Il y a évidemment beaucoup d’autres idées dans l’ouvrage de David Allen, n’hésitez pas à le lire pour aller plus loin.

La méthode Getting Things Done a-t-elle des limites ?

Si vous avez toujours eu du mal à prendre une décision, il n’est pas certain que cette nouvelle méthode révolutionne votre organisation personnelle dès aujourd’hui. Au départ, vous risquez de perdre trop de temps à vouloir être plus efficace. Mais vous pouvez prendre le temps de l’assimiler. Sinon, cette méthode n’a pas beaucoup de points négatifs. Beaucoup disent même qu’elle les fait gagner en énergie, ce qui les rend davantage productifs.

Vous aussi, vous voulez tout gérer, tout de suite, de la meilleure façon ? Apprenez à vous organiser pour ne pas vous épuiser. En testant Getting Things Done, vous aurez ainsi l’avantage de ressentir moins de stress, gagner du temps, traiter les choses plus efficacement et avoir un esprit serein. Mieux vous organiser veut aussi dire plus de temps pour profiter des activités que vous aimez et de vos proches… Travailler moins, c’est aussi un bon moyen d’être plus heureux. David Allen vient donc de révolutionner votre niveau de bonheur, rien que ça ! Vous y croyez ?

Alors, cet article vous a-t-il plu ? Si vous avez quoi que ce soit à ajouter, des remarques ou des anecdotes à partager au sujet de Getting Things Done, n’hésitez pas à nous en faire part !