Getting Things Done, adoptez (enfin) une méthode d’organisation efficace !

Un des plus gros problèmes des entrepreneurs, c’est certainement leur impression de toujours manquer de temps ! Ils ont toujours des tonnes de choses à faire, de trucs à prévoir et de projets à lancer. Est ce que vous avez déjà passé un seul week-end sans répondre à un email ? Sans toucher à votre ordinateur ? Voilà le problème: vous avez toujours « trop » à faire et votre esprit est saturé. Si c’est votre cas, vous devez absolument en savoir plus sur la méthode d’organisation Getting Things Done.

Getting Things Done, qu’est ce que c’est ?

Plus votre entreprise (ou la vie) avance et plus vous êtes débordé ? Rassurez-vous, vous n’êtes pas seuls. Mais vous l’avez peut-être remarqué, ces idées qui passent en boucle dans notre tête sont de vrais démons. Et ce, pour deux raisons :

-Elles nuisent à notre efficacité: si je pense à ma réunion de demain, j’ai du mal à me concentrer sur ce que je suis en train de faire.

-Elles nous prennent énormément d’énergie: avec le temps, un mental débordé crée un véritable tsunami intérieur. Bonjour stress, burn-out et autres problèmes.

Et oui, notre stress provient en fait de toutes ces choses envers lesquels on s’est engagé mais que l’on n’a pas encore accomplis. Ainsi, l’intention de David Allen qui a écrit Getting Things Done est d’apaiser notre esprit. Le but? Pouvoir nous concentrer mieux et bien plus longtemps. Voyons ensemble de quoi il s’agit.

La signification de GTD

GTD signifie en fait Getting Things Done. On pourrait le traduire par « faire en sorte que les choses soient faites ». Car oui, il n’y a rien de pire qu’un esprit qui rumine des idées sans qu’aucune action concrète ne soit mise en place. C’est pourquoi, avec sa méthode, David Allen nous propose de sortir tous ces « trucs à faire » de notre esprit, pour les trier (est-ce important?) et les analyser (comment passer à l’action? est-ce qu’il y a quelque chose à faire avec ça ?). Au fond, il s’agit de mettre en place une action concrète ou un rappel pour ne plus y penser dans l’immédiat.

La véritable signification de GTD serait finalement de libérer votre esprit pour vous concentrer sur l’essentiel : ce que vous pouvez faire ici et maintenant. « Je dois rappeler Marion. ». « Il faut acheter du shampoing. ». « Quel était le livre dont mon collègue m’a parlé déjà ? ». A partir d’aujourd’hui, toutes ces idées parasites doivent disparaître de votre esprit !

Qu’est ce que la méthode GTD ?

Vous ne connaissez pas encore le fonctionnement de cette méthode d’organisation mais je suis sûre que tout ceci doit déjà vous parler. Faire un ménage de printemps intérieur, ça donne forcément envie ! Surtout si cela signifie moins de stress et plus d’efficacité. Ainsi, il est temps d’en savoir un peu plus sur ce fameux « Getting Things Done ». Vous vous en doutez, si ce livre a eu autant de succès, c’est bien pour une raison.

Pour appliquer la méthode GTD, il faut commencer par revoir votre organisation personnelle. Dans son livre, David Allen donne 5 principes pour vous aider :

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  1. Collecter : Ce premier point consiste à vider votre esprit de toutes les choses que vous avez en tête. Ceci pour les placer par écrit sur un papier et les ranger dans une bannette. Cela concerne vos rendez-vous, vos idées… En bref, toutes les choses à faire qui vous traversent l’esprit.
  2. Analyser : L’idée ici est de prendre un moment dans votre journée pour trier tous ces papiers. Il est important de ne pas sauter l’un d’eux parce que vous ne savez pas encore quoi en faire. Il faut tous les traiter ! Le but est de vider complètement votre bannette à la fin de la journée.
  3. Organiser
  4. Réviser
  5. Exécuter

Mais comment faire? La suite de l’article va expliquer en détails ces 3 derniers points.

Comment le mettre en place concrètement?

Tout d’abord, reprenons l’idée numéro 3 : Organiser. Ces « trucs » que nous avons analysés vont pouvoir se ranger dans différentes catégories en se posant la question suivante :  « Est-ce qu’une action peut être mise en place aujourd’hui pour avancer ? »

Selon Getting Things Done, si la réponse est non, cette idée sera alors :

  • à jeter : si elle est sans importance
  • à faire un jour : quand il n’est pas possible de mettre en place une action aujourd’hui. Exemple: pour votre rendez-vous chez le dentiste.
  • à conserver : si cette idée se rapporte à des informations importantes pour un futur projet. L’auteur parle alors de références.

Si la réponse est oui, on va :

  • effectuer dès maintenant l’action en lien avec cette idée, si elle prend moins de 2 minutes.
  • déléguer ou reporter dans le futur cette action, si elle prend plus de temps.

Note: L’auteur souligne l’idée qu’il est très important de se créer des rappels efficaces concernant toutes les choses que l’on ne fait pas dans l’immédiat. Par exemple, pour éviter d’avoir en tête le rendez-vous chez le dentiste de mardi prochain, on va simplement se créer un rappel sur notre téléphone à la date de l’événement. On peut également se rappeler de vérifier le travail que l’on a délégué à quelqu’un ou se rappeler de commencer à concrétiser ce projet que nous avons en tête d’ici le mois prochain.

Le quatrième point « Réviser » est également très important. Il se peut que vous ne compreniez pas tout à fait de quoi il s’agit. En fait, dans Getting Things Done, David Allen expose l’importance de réviser nos actions et les options possibles pour les accomplir. Cela permet de continuer à être tout aussi efficace avec le temps. C’est un peu comme se demander : Est-ce que ma méthode d’organisation fonctionne toujours ? 

Booster son organisation personnelle grâce au dernier point.

Le cinquième et dernier point de la méthode GTD consiste à exécuter les actions. Mais là encore il y a des astuces pour être plus efficace.

Imaginons que vos actions se décomposent en différents domaines : les emails, le téléphone, le bureau (ou les choses que l’on ne peut faire qu’à un seul endroit), les choses à faire lorsque vous aller d’un point A à un point B.

En exécutant vos actions, vous devez vous concentrer sur un seul de ces domaines à la fois. Cela vous permettra d’être bien plus efficace. En effet, le cerveau humain a du mal à s’adapter au changement et vous perdez quelques secondes de concentration à chaque fois que vous vous éparpillez. Passer un appel, envoyer un email puis passer un autre appel sera beaucoup moins efficace que de passer 5 appels puis d’envoyer 5 emails.

Il y a évidement beaucoup d’autres idées pour passer à l’action dans l’ouvrage de David Allen, n’hésitez pas à aller plus loin en lisant ce livre.

Cette méthode d’organisation a t-elle des limites ?

Si vous avez toujours eu du mal à prendre une décision, il n’est pas certain que Getting Things Done puisse révolutionner votre organisation personnelle dès aujourd’hui. Au départ, vous risquez de perdre trop de temps à vouloir être plus efficace. Mais la signification de GTD, ce n’est pas de vous faire perdre deux heures par jour afin de vous organiser. Laissez vous le temps de la tester et de l’adapter.

En dehors de cela, cette méthode n’a pas beaucoup de points négatifs. De nombreux adeptes disent même que la méthode GTD permet de les faire gagner en énergie. Ce qui apporte de bien meilleurs résultats dans leur travail.

Au fond, vous avez surement eu l’envie de créer votre business pour deux raisons : être plus libre et avoir plus de temps pour vous. Mais le piège de l’entrepreneur, c’est qu’il a toujours une nouvelle idée pour faire fleurir son entreprise. Jour et nuit, à Noël ou en week-end, il y a toujours quelque chose à faire !

Si vous aussi, vous voulez « tout gérer, tout de suite, de la meilleure des façons », apprendre à vous organiser est primordial pour ne pas vous épuiser. Ressentir moins de stress, gagner du temps, traiter les choses plus efficacement et avoir un esprit serein sont autant davantage à tester Getting Things Done. Mieux vous organiser ça veut aussi dire plus de temps pour profiter des activités que vous aimez et de vos proches… Travailler moins, c’est aussi un bon moyen d‘être plus heureux. David Allen vient donc de révolutionner votre niveau de bonheur, rien que ça ! Vous y croyez ?

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À propos de l'auteur:

Ingénieur de formation, Mathieu Vénisse décide, en février 2012, de changer de vie. Il crée Penser-et-Agir.fr, le site sur lequel il développe son approche innovante du développement personnel baptisée "Le développement personnel par l'Action". Aujourd'hui, Penser et Agir est reconnu comme étant le blog leader sur la thématique du développement personnel avec plus de 200 000 visiteurs par mois, plus de 50 000 abonnés à la newsletter et plus de 2 000 personnes qui ont déjà fait confiance à Mathieu et suivi ses formations en ligne. Convaincu qu'un seul choix peut tout changer, il accompagne ses clients à réaliser leurs rêves et à concrétiser leurs projets de vie quels qu'ils soient. Vous souhaitez aller plus loin ? Formations en ligne - Auto-hypnose

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Commentaires

  1. Maxime  octobre 2, 2018

    La méthode GTD est devenue la base de mon organisation. Elle est vraiment très efficace bien qu’elle puisse sembler une usine à gaz si on applique 100% des recommandations.
    Je pense appliquer les principales sans aller au fond du fond mais c’est déjà très puissant.
    A tous ceux qui ne connaissent pas, testez là ! :)

    répondre
    • Mathieu  octobre 25, 2018

      Bonjour,

      Merci pour ton commentaire et surtout pour ton conseil ;)

      A très vite sur Penser et Agir

      Mathieu

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