Matrice d’Eisenhower : la gestion simplifiée du temps et des tâches


Avant de devenir le 34e président des États-Unis, Dwight Eisenhower était général dans l’armée et commandant suprême des forces alliées pendant la Seconde Guerre mondiale. Durant cette période de sa vie, il a dû faire face à de nombreuses décisions difficiles concernant la gestion du temps et des priorités sur lesquelles il devait se concentrer chaque jour. Cela l’a alors amené à inventer un principe qui lui permettait de « hiérarchiser » les tâches. Ainsi, la matrice d’Eisenhower constitue un outil de productivité qui aide à trier les activités que l’on doit exécuter et à les répartir de manière raisonnable dans le temps.

En outre, il s’occupait de tâches d’une égale importance. Pareillement, il s’est demandé s’il était primordial qu’il accomplisse le travail personnellement ou si quelqu’un d’autre pourrait l’exécuter tout aussi bien. Si tel était le cas, il ne considérait plus qu’il était « important ». La citation « ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important » reflète la pensée d’Eisenhower à ce sujet.

La différence entre urgent et important dans la matrice d’Eisenhower

Pour tirer le meilleur parti du travail de la matrice d’Eisenhower, il est essentiel de définir ses priorités en faisant la distinction entre ce qui est urgent et ce qui est important. Les tâches urgentes sont généralement sensibles au temps et requièrent une attention immédiate. Elles vous obligent à être réactif, vous rendant parfois anxieux et stressé. Inversement, les tâches importantes vous placent dans un mode proactif et stratégique. Elles contribuent à la réalisation de vos objectifs à long terme et vous donnent l’occasion de faire de meilleurs choix, afin d’éviter les décisions stupides. Plus vous consacrerez de temps à des activités importantes, mais non urgentes, plus vous serez productif.

Néanmoins, le meilleur moyen pour distinguer les tâches urgentes des tâches importantes est de :

  • Déterminer et noter ce qui est important, à savoir définir ses priorités et se fixer des objectifs – les valeurs fondamentales, donc ce qui est important et
  • Pratiquer la connaissance de soi pour identifier les demandes pressantes ou les impulsions pour une tâche donnée. Ces tâches sont généralement urgentes.

Comment appliquer la matrice d’Eisenhower ?

La matrice d’Eisenhower pour définir ses priorités, se fixer des objectifs et bien gérer son temps reste basique. Il suffit de séparer vos actions en fonction de quatre possibilités :

  • Urgent et important (tâches que vous devez faire immédiatement) ;
  • Important, mais pas urgent (projet à planifier ultérieurement) ;
  • Urgent, mais pas important (activités que vous déléguerez à quelqu’un d’autre) ;
  • Ni urgent ni important (travail que vous allez éliminer).

L’avantage de cette matrice est qu’elle s’utilise pour la gestion du temps et des priorités de manière générale (« Comment dois-je répartir mes tâches chaque semaine ? ») et de façon plus spécifique (« Que dois-je faire aujourd’hui ? »).

Urgent et important

Faites-le maintenant et faites-le vous-même. Par exemple, si la maison est en feu, c’est très urgent et important, et les actions que vous prenez doivent être rapides et efficaces. Les tâches de cette catégorie devraient figurer en haut de votre liste dans la matrice d’Eisenhower et vous devez les traiter aussitôt.

Important, mais pas urgent

Vous devez définir une date précise pour exécuter ces activités et repoussez-les pour plus tard. Celles-ci doivent être faites par vos soins. Généralement, les vacances ainsi que toute votre vie sociale, y compris vos relations et problèmes familiaux, entrent dans cette catégorie puisque la productivité dépend grandement de votre façon de vivre et de vous reposer. Toutefois, il est déconseillé de dormir ici. Au contraire, c’est le moment idéal pour se fixer des objectifs et planifier vos projets en fonction de cela.

La partie inférieure de la matrice d’Eisenhower appartient à ce que vous n’allez pas faire, même si cela semble fou au premier abord.

Urgent, mais pas important

Déléguez le travail qui s’y rapporte. Les tâches urgentes n’attendront pas de toute façon, même si elles sont moins importantes que ce que vous allez faire personnellement. Alors, trouvez quelqu’un d’autre pour s’en occuper à votre place. C’est dans ce cas précis que la bonne gestion des priorités s’avère essentielle dans la matrice d’Eisenhower. Voici un exemple très plus concret : vous devez repeindre votre cuisine, mais puisque vous pouvez déléguer cette tâche, vous décidez d’embaucher tout simplement un entrepreneur pour vous aider. Ici, abandonnez les tâches qui ne sont pas importantes malgré leur urgence. Elles ne sont pas sujettes à des problèmes de délai, de crise ou de résolution de conflits.

Ni urgent ni important

Pour bien gérer son temps, il faut impérativement se débarrasser des « chronophages ». Certaines activités ne vous dirigent pas vers vos objectifs, d’autres peuvent vous être imposées. Avant de commencer chaque activité, posez-vous donc la question : « Est-ce urgent ? Ou important ? ». Si la réponse est clairement « non » dans les deux cas, ne perdez pas votre temps.

Quelques instructions pour l’utilisation de la matrice d’Eisenhower

  • Pour bien gérer son temps, il faut commencer par faire une liste des tâches à faire. Cela libère votre esprit de la mémorisation constante. De plus, vous vous sentirez responsable du travail auquel vous avez accordé la priorité.
  • Planifiez vos activités la veille et passez-les en revue tôt le matin. Vous n’aurez plus à vous en soucier plus tard.
  • Définissez ensuite une limite de tâches que vous pouvez inclure dans chaque catégorie.
  • Demandez toujours ce qui vaut la peine d’être fait en premier et remettez les autres à plus tard. Cependant, faites attention à la procrastination.
  • La gestion des priorités vous appartient alors ne laissez pas une autre personne s’en occuper.
  • Concentrez-vous sur une tâche à la fois.
  • Utilisez d’autres méthodes telles que la technique Pomodoro pour une meilleure gestion du temps et des priorités.
  • Gardez une trace des tâches que vous déléguez à d’autres afin de suivre leur progression.
  • Éliminez les distractions. Un bon casque réducteur de bruit peut par exemple vous aider à faire face aux nuisances sonores.
  • Enfin, essayez de toujours garder votre calme même si vous êtes surchargé de travail. Cela vous permettra probablement d’éviter le burn-out professionnel.
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Ingénieur de formation, Mathieu Vénisse décide, en février 2012, de changer de vie. Il crée Penser-et-Agir.fr, le site sur lequel il développe son approche innovante du développement personnel baptisée "Le développement personnel par l'Action".Aujourd'hui, Penser et Agir est reconnu comme étant le blog leader sur la thématique du changement de vie avec plus de 400 000 visiteurs par mois, plus de 60 000 abonnés à la newsletter et plus de 3 000 personnes qui ont déjà fait confiance à Mathieu et suivi ses formations en ligne.Vous souhaitez aller plus loin ? Découvrez le livre, les formations vidéo en ligne et les séances audio d'auto-hypnose amplifiée« Parce qu'un seul choix peut tout changer... » - Mathieu Vénisse

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