Les listes de tâches sont-elles vraiment utiles ?

Toute personne effectuant son développement personnel a forcément des projets et des rêves de vie. Des envies parfois, tout simplement ! L’envie d’être plus riche, d’être plus heureux ou encore d’être plus libre… Chaque envie correspond à un projet, chaque projet correspond à un ensemble d’objectifs et chaque objectif correspond à… des tâches !

Connaissez-vous les listes de tâches ? Les avez-vous mises en place concrètement ? Arrivez-vous à les utiliser au quotidien ou vous sentez-vous dépassé ?

Que vous ayez expérimenté ou non le concept des listes de tâches, je suis certain que cet article vous sera utile. Je partage avec vous ma vision des listes de tâches, comment je les utilise au quotidien et les enseignements que j’ai pu tirer de ce mode fonctionnement après plusieurs années d’utilisation…

La liste de tâches ou la concrétisation d’objectifs

Je n’irai pas par quatre chemins, je ne laisserai pas le suspense perdurer, mon avis est tranché : oui les listes de tâches sont indispensables ! Indispensables oui, mais utilisées à bon escient !

Avant toute chose, il faut comprendre qu’une tâche correspond à la division d’un objectif. Vous connaissez sûrement l’adage « diviser pour mieux conquérir ». Cette vision est à la base de n’importe quel raisonnement. Vous avez un projet mais il est trop abstrait ou trop compliqué ? Divisez-le en objectifs. Ces objectifs sont encore trop abstraits ? Divisiez-les en sous-objectifs et… ainsi de suite !

A la fin de ces division successives, vous arriverez à la notion de tâche

Une tâche est une unité de travail. Quelque chose de mesurable, d’atteignable rapidement et de limité dans le temps. Lorsque l’on parle de passage à l’action : il ne faut s’intéresser qu’aux tâches. Si vous ne pensez qu’à vos objectifs et vos projets alors vous risquez fort de baisser les bras et d’abandonner sans aller jusqu’au bout !

La tâche est une petite partie d’un objectif, sa concrétisation, une unité de travail sur laquelle vous pouvez vous focaliser. Ne pas faire de liste de tâches, c’est se mettre des bâtons dans les roues tout seul !

Une liste de tâches ne doit pas contenir trop de tâches !

Les tâches, les listes de tâches, c’est bien joli, mais si vous les utilisez mal, vous courrez tout simplement droit à la catastrophe ! Car une liste de tâches trop remplie, c’est la garantie de se sentir submergé par le travail et de ne plus savoir par quoi commencer.

Lorsque vous faites vos listes de tâches, respectez ces trois conseils :

  • Filtrez vos tâches : commencez par ajouter en vrac vos idées concernant un objectif dans une « boîte de réception ». Ça peut être un carnet de note, un programme informatique ou autre chose. Ce que vous voulez, ce n’est pas le problème. Notez tout ! Mais avant de les ajouter à une liste de tâches : filtrez-les. Posez vous ces 3 questions : « Cette tâche est-elle réalisable dans mon contexte actuel ? Est-ce qu’elle me rapproche réellement de l’objectif à atteindre ? Peut-elle être réalisée en une fois ou doit-elle être divisée ? »
  • Pas plus de 10 tâches par liste : et encore, 10 tâches c’est beaucoup ! Imaginez si vous ayez 10 listes de tâches (c’est trop aussi !) vous arriverez à 100 tâches au maximum. C’est complètement ingérable ! Imposez-vous une limite de 10 tâches par liste et une moyenne de 5 tâches par liste. Vous n’arrivez pas à descendre aussi bas ? C’est que vous ne passez pas assez à l’action ! Filtrez vos tâches et recentrez-vous dessus pour passer à l’action et les exécuter !
  • Priorisez vos tâches : vous devez être capable de savoir quelle tâche est prioritaire par rapport à une autre. Si vous avez 6 tâches dans une liste, vous devez savoir exactement leur ordre d’exécution. Sinon c’est toujours le même refrain : vous ne passerez pas à l’action !

Trop de listes de tâches tue la liste de tâches !

Tout comme la limite du nombre maximal de tâches par liste, imposez une limite au nombre de listes de tâches. Peut-être que vous vous demandez la nécessité d’avoir plusieurs listes de tâches ? Eh bien c’est très simple, pour tout projet important il y a plusieurs préoccupations. Si je prends l’exemple de Penser et Agir, voici mes préoccupations :

  • Administrative : lorsque vous créez un site Internet ou une société, vous allez devoir remplir plein de papiers… Une liste de tâches pour cet aspect est rapidement nécessaire !
  • Technique : Internet, les sites web, l’informatique… bref la technique ! Il y a pas mal de notions à comprendre. Hop, une nouvelle liste de tâche.
  • Référencement web : écrire c’est bien mais être lu c’est mieux ! Les techniques de référencement sont un domaine de connaissances à part entière et encore une fois, une liste de tâches sur ce domaine n’est pas de trop.
  • Conception de produits : si l’on veut vire un jour de son site Internet (et c’est mon cas), il faut apprendre à concevoir de bons produits (e-book, formation, coaching, etc.). Encore une fois il y a beaucoup à apprendre !

Avoir plusieurs listes de tâches est donc tout à fait justifiable lorsqu’on a un projet d’envergure. Par contre, veillez à ne pas en avoir trop ! Il faut faire une liste de tâches par préoccupation et surtout pas par objectifs (l’erreur qui est souvent commise) !

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Il y a beaucoup de choses à dire sur les listes de tâches et surtout comment les gérer proprement et efficacement au sein d’un véritable système d’organisation. Mais ça ferait beaucoup trop pour un seul article !

A vous de  jouer !

Et vous, quel est votre avis sur les listes de tâches ? Quelles sont vos astuces ? Quelles leçons /conseils tirez-vous de vos expériences ?

Photo : © Arman Zhenikeyev – Fotolia.com

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À propos de l'auteur:

Ingénieur de formation, Mathieu Vénisse décide, en février 2012, de changer de vie. Il crée Penser-et-Agir.fr, le site sur lequel il développe son approche innovante du développement personnel baptisée "Le développement personnel par l'Action". Aujourd'hui, Penser et Agir est reconnu comme étant le blog leader sur la thématique du développement personnel avec plus de 200 000 visiteurs par mois, plus de 50 000 abonnés à la newsletter et plus de 2 000 personnes qui ont déjà fait confiance à Mathieu et suivi ses formations en ligne. Convaincu qu'un seul choix peut tout changer, il accompagne ses clients à réaliser leurs rêves et à concrétiser leurs projets de vie quels qu'ils soient. Vous souhaitez aller plus loin ? Formations en ligne - Auto-hypnose

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Commentaires

  1. Danièle de Forme et bien-être  juillet 24, 2013

    Bonjour Mathieu,
    Personnellement je vais fais des listes à long terme, moyen terme et au jour le jour.
    Tant que je n’ai pas terminé ce que je me suis fixé, je ne décolle pas de mon siège. Ça m’oblige à être plus performante dans mes actions.
    Je ne vois pas comment on peut faire pour s’y retrouver si l’on a pas de listes de tâches…
    Belle et douce jouréne.
    Danièle

    répondre
    • Mathieu  juillet 24, 2013

      Bonjour Danièle,

      Merci pour ton commentaire.
      Pour ma part je ne stocke que les tâches à court terme dans des listes de taches.

      Pour les objectifs à moyen et à long terme j’utilise d’autres outils comme les calendriers ou les cartes mentales.
      Ça fonctionne plutôt bien !
      Mais comme tout système d’organisation il doit être adapté à l’utilisateur :)

      Au plaisir,
      Mathieu.

  2. Jordane de MonBonPote  juillet 25, 2013

    Salut l’ami,

    Tu as bien fait d’aborder le nombre de tâches à avoir sur une liste, c’est l’erreur de beaucoup dont moi jadis, et j m’en suis rendu compte vite, car la mémoire visualise qu’un certains nombre d’infos, car même si on n’est pas devant son bout de papier, le cerveau mémorise le nombre de tâches et celles qui nous restent sans avoir besoin de toujours regarder la liste ou se la rappeler !

    Allé a+

    Jordane

    répondre
    • Mathieu  juillet 25, 2013

      Salut Jordane,

      Comment ça se passe de ton côté le bloguing ? Ça avance :) ?

      Il y a quelques années je mettais retrouvé avec des listes de tâches interminables.
      Certaines contenais plus de 30 tâches !
      En fait je n’avais pas compris la différence entre les notes et les tâches tout simplement…
      Utiliser les listes de tâches, c’est génial, mais il faut le faire intelligemment.

      Merci pour ton commentaire Jordane,
      Mathieu.

  3. Edwige  juillet 25, 2013

    En ce qui me concerne, j’adore les listes, j’en fais pour tout et ça marche très bien.
    Par contre, je fais une liste par objectif. Pourquoi dis-tu que c’est une erreur ?

    En parlant de liste, j’en profite pour vous en proposer une sur mon blog pour pouvoir faire ses valises sans stress !

    répondre
    • Mathieu  juillet 25, 2013

      Bonjour Edwidge,

      Merci pour ton commentaire.

      Je pense que les listes de tâches doivent être contextualisées à un certain type de préoccupation.
      Par exemple : Administratif, Personnel, Technique, etc.
      Ensuite un objectif pourrait être, par exemple, « Créer un site Internet » (un objectif à moyen terme donc).
      Une tâche de cet objectif pourrait être « Apprendre à mettre des fichiers en ligne » (une unité de travail courte et mesurable »).
      Mes listes de tâches sont très petites et ne contiennent que les tâches à faire rapidement (dans la journée / semaine, pas plus).

      Voilà pourquoi je fais la distinction entre une liste de tâches et un objectif.
      Cette distinction fait partie de mon système d’organisation personnelle dont je parle depuis quelques semaines sur Penser et Agir. D’autres outils et processus gravitent autour de ces notions pour que l’ensemble du système soit cohérent.

      J’espère que ma réponse te convient :)

      Au plaisir d’interagir avec toi lors de tes futurs commentaires,
      Mathieu.

  4. Philippe  juillet 31, 2013

    Bonjour Matthieu,

    Je fais des listes uniquement avec les tâches que je suis sûr d’accomplir dans la journée. Je préfère en mettre moins mais d’être certain de pouvoir BARRER une tâche de plus. C’est d’ailleurs excellent pour la confiance en soi…
    Et les jours où je fais une liste (ce n’est pas tous les jours), je suis toujours très productif.

    répondre
    • Mathieu  juillet 31, 2013

      Bonjour Philippe et bienvenue sur Penser et Agir,

      Je suis à peu prêt la même philosophie que toi.
      A la différence que je planifie mes tâches pour les jours qui viennent (maximum 1 semaine) et pas seulement pour 1 journée. En moyenne c’est de l’ordre de 2-3 jours.
      Je gère la suite de mon projet complètement différemment.
      La liste de tâches est un outil essentiel mais insuffisant. Par conséquent il doit être utilisé avec parcimonie comme tu le dis d’ailleurs.

      Au plaisir d’interagir avec toi lors de tes futurs commentaires,
      Mathieu.

  5. Nathalie  octobre 1, 2013

    Bonjour. La liste des tâches est vraiment importante. Il faut savoir noter ce qui est à faire mais pas au jour le jour mais bien sur la semaine, la visibilité n’en sera que meilleure. Il faut, dans un calepin faire 3 colonnes et noter dans la première ce qui doit être fait. Pour ce qui est de la 2ème colonne, il faut y inscrire les choses qui ne peuvent pas être faite n’importe quand (rdv chez le médecin par ex) et dans la 3ème colonne, ce qui doit être fait dans la journée mais sans horaire fixe.
    Le matin, avant de vous lever, pendant les dix minutes avant, voir mentalement ce que vous devez effectuer dans votre journée. N’oubliez pas que vous devez donner la priorité aux priorités et arrêter de donner la part belle aux urgences qui n’en sont pas et vous font passer à côté des choses essentielles.
    Le fait d’écrire aussi ses tâches vous les fera voir sous un autre angle. Astreignez-vous à une discipline qui portera ses fruits sur le moyen et long terme.
    Enfin refusez la procrastination qui consiste à remettre au lendemain ce que l’on peut faire le jour-même. Le fait de toujours remettre au lendemain les choses essentielles nous fait faire du souci inutilement. Rappelez-vous lorsque vous étiez enfant, lors des vacances scolaires, certains ont sûrement attendu le dernier moment pour faire ses devoirs alors qu’il aurait été plus simple de les faire en début de vacances pour en être débarrassé plus rapidement et ne pas avoir ça en tête. Alors si vous voulez vivre en pleine conscience, apprenez à vous discipliner pour en retirer le meilleur. Nathalie.
    http://gerersalife.fr/comment-donner-priorite-aux-priorites/

    répondre
    • Mathieu  novembre 22, 2018

      Bonjour,

      Merci pour ton partage et tes idées

      A très vite sur Penser et Agir

      Mathieu

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