Planification de projets : les étapes pour réussir un projet


Pour un chef de projet ou une personne qui décide monter sa propre entreprise, la planification de projets — quelle que soit son envergure – est une étape cruciale pour atteindre les objectifs dans le temps imparti. En effet, le fait de diviser un projet en plusieurs sous-projets et de les noter dans un carnet de projet permet d’estimer les besoins en ressources (humaines et financières) et de connaître le délai de livraison du projet. Ainsi donc, la planification conditionne la réussite ou l’échec d’un projet. Mais alors, comment planifier un projet perso ? Quelle méthode peut-on utiliser ? C’est le sujet de cet article. Alors, ne bougez pas !

Qu’est-ce qu’un projet ?

Concrètement, un projet est un ensemble d’actions ou tâches à réaliser par des acteurs précis afin d’atteindre un objectif réaliste et réalisable. Et ce dans un délai donné avec des moyens définis.

Planification de projet : pourquoi est-ce important ?

On l’a dit en préambule, la planification de projet conditionne sa réussite ou son échec. Et pour cause, en définissant la liste des tâches à réaliser dans un carnet pour entreprendre, vous avez la possibilité de :

  • Maîtriser les délais et le budget : effectivement, vous pouvez estimer le temps alloué à chaque sous-projet et à l’ensemble du projet. Par ailleurs, cela vous permet également d’estimer le coût de réalisation à 1 € près
  • Prévoir les ressources humaines nécessaires pour la réalisation du projet : le nombre d’acteurs qui seront affectés au projet, leur profil…
  • Suivre le projet : un carnet de projet ou un tableau de bord permet de définir les tâches prioritaires, connaître le déroulement du projet, etc. Mais aussi de suivre son évolution afin de prévoir les éventuels retards. Et ainsi, éviter les coûts supplémentaires.
  • Donner de la visibilité aux acteurs du projet : en effet, chaque acteur sait ce qu’il doit accomplir à telle date et le budget dont il dispose.
  • Montrer votre professionnalisme : il est évident que la planification d’un projet perso vous permet de montrer à vos partenaires que vous avez la capacité nécessaire pour mener à bien votre entreprise à bien. De même, si vous êtes chef de projet, une planification de projets vous permet de montrer à votre supérieur que vous prenez votre mission très au sérieux. Et qu’il avait raison de vous confier cette mission.
  • Gagner en efficacité : comme la méthode GTD, la planification permet en effet de se concentrer sur ce qui doit être fait, ici et maintenant.

Comment planifier efficacement un projet perso ?

Pour une planification de projets efficace, vous devez suivre certaines étapes :

Découper le projet en plusieurs tâches

Pour ce faire, commencez par identifier votre objectif principal en utilisant la méthode SMART. À partir de cet objectif concret, établissez la liste des tâches à faire dans un carnet pour entreprendre et pour réaliser ledit objectif.

À noter que le fait de découper en plusieurs tâches un projet permet également d’arrêter de procrastiner.

Planification de projets : ordonner les tâches

Il s’agit d’identifier les tâches prioritaires afin de les réaliser en premier. Mais aussi de décrire les principaux livrables. Par ailleurs, cette étape permet également de connaître les tâches qui peuvent être effectuées en parallèle ou séquentiellement pour éviter les retards et autres imprévus.

Pour ce faire, vous devez vous poser les bonnes questions :

  • Cette tâche nécessite-t-elle d’être réalisée en premier ?
  • Dépend-elle d’autres tâches ?
  • Quelle marge avez-vous sur chaque tâche sans que cela affecte la durée totale du projet ?

Définir un temps et un budget pour chaque tâche

Cette étape vous permet de donner une date de début ainsi qu’une date de fin à chaque tâche. Mais aussi de les respecter afin d’atteindre les objectifs fixés dans les temps. Par ailleurs, elle permet également de définir le budget nécessaire pour accomplir correctement chaque tâche.

Affecter les ressources nécessaires

Dès lors que vous avez déterminé les tâches et une fois le temps de réalisation connu, il est temps de noter dans un carnet pour entreprendre les ressources financières et humaines nécessaires pour la réalisation de chaque tâche.

Partager la planification de projets aux acteurs concernés

La dernière étape de la planification de projets consiste à la modéliser dans un carnet de projet et à  partager ce dernier aux principaux concernés. Effectivement, un projet ne saurait être mené à bien si les intéressés n’ont pas connaissance de ce qu’elles doivent faire.

Quelques outils pour une bonne planification de projets

Effectivement, vous avez à votre disposition divers outils pour planifier efficacement un projet.

Le diagramme de GANTT

Créé par Henry Gantt le diagramme de GANTT est un outil qui permet de visualiser toutes les tâches planifiées d’un projet ainsi que leurs échéances. Ainsi, pour chaque activité, il y a une colonne pour :

  • Les dates de commencement et de fin ;
  • La durée ;
  • L’état d’avancement d’une tâche (exprimé en pourcentage par exemple).
  • Les moyens humains et matériels nécessaires ;
  • Les connexions (la tâche à réaliser avant qu’une autre ne soit commencée).

Le diagramme de Gantt est un outil particulièrement performant pour la planification de projets de petite ou moyenne envergure. Facile à utiliser et à comprendre, il s’adapte à tout profil d’entrepreneur ou de chef de projet, tous secteurs confondus.

Le diagramme PERT pour la planification de projets

PERT est l’acronyme de « Program Evaluation and Review Technic ». Cet outil de planification de projets et d’ordonnancement permet d’organiser les tâches sous la forme de représentations graphiques dans le but de faciliter la gestion du projet. Ainsi, le diagramme PERT permet, entre autres, d’identifier :

  • Les connexions entre les diverses activités ;
  • Les interdépendances ;
  • Les délais d’exécution.

La mise en place du diagramme PERT répond à un souci de réaliser efficacement un projet. Et ce dans un temps le plus court possible en passant par toutes les étapes de planification de projets. En outre, contrairement à d’autres outils de planification de projets, une actualisation du diagramme PERT est nécessaire en cours de projet en fonction des retards, avances, etc.

Partagez avec nous vos méthodes de planification de projets. Nous serons ravis de les découvrir en commentaires. Avez-vous déjà entendu parler de life list ? Quelle distinction faites-vous entre la life list et la planification de projets personnels ?

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About the Author:

Ingénieur de formation, Mathieu Vénisse décide, en février 2012, de changer de vie. Il crée Penser-et-Agir.fr, le site sur lequel il développe son approche innovante du développement personnel baptisée "Le développement personnel par l'Action".Aujourd'hui, Penser et Agir est reconnu comme étant le blog leader sur la thématique du changement de vie avec plus de 400 000 visiteurs par mois, plus de 60 000 abonnés à la newsletter et plus de 3 000 personnes qui ont déjà fait confiance à Mathieu et suivi ses formations en ligne.Vous souhaitez aller plus loin ? Découvrez le livre, les formations vidéo en ligne et les séances audio d'auto-hypnose amplifiée« Parce qu'un seul choix peut tout changer... » - Mathieu Vénisse

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