Faire un rétro planning
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Faire un rétro planning : découvrez la planification inversée

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Comment concrétiser tous vos projets dans les temps ? La clé réside dans la planification inversée. Faire un rétro planning garantit effectivement la réussite de vos événements et vos programmes selon le délai prévu. Ceci, tout simplement parce que contrairement au calendrier traditionnel, c’est la date butoir (imposée dès le départ) qui influence la coordination du reste. Citons : la détermination des tâches, la définition des temps d’exécution des missions et le choix de la date de démarrage du projet. De ce fait, non seulement le rétro planification assure le respect de l’échéance, mais il fournit aussi une meilleure organisation dans l’ensemble.

De quelle façon appliquer le système du rétro planning dans la gestion de projet alors ? Les détails. 

Faire un rétro planning : la méthode de planification inversée

Moyen de communication, outil de vérification des tâches et instrument de suivi sur mesure, le planning est indispensable dans le cadre d’une gestion de projet. Néanmoins, si tout le monde connaît le calendrier standard, le rétro planning pour sa part, demeure moins célèbre.

Concrètement, il s’agit d’une planification inversée qui consiste à réaliser les démarches du calendrier classique dans le sens contraire. Donc, vous concevez votre planning à partir de la date finale en remontant petit à petit vers la date initiale. Au lieu de le construire du début jusqu’à la fin. Ainsi, faire un rétro planning signifie que vous fixez à l’avance la date butoir du projet. Ceci, principalement dans le but de respecter l’échéance de celui-ci et de suivre le plan à la lettre. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle les organisateurs événementiels optent pour ce type de planification.

Cependant, il convient de souligner que même si le montage de ce genre de planification se distingue nettement du calendrier conventionnel, leur structure reste la même. Effectivement, comme le planning classique, le rétro planning contient la liste des tâches, des sous-tâches ainsi que le positionnement des jalons, connu en anglais sous l’appellation milestone. Pareillement, faire un rétro planning offre un visuel similaire au calendrier classique sur le diagramme de Gantt.

gestion de taches

Pourquoi miser sur le rétro planification ?

Méthode de planification inversée, le rétro planification apporte de nombreux bénéfices et de multiples avantages à ceux qui l’utilisent.

Ainsi, voici pourquoi vous devriez adopter cette stratégie par rapport au calendrier classique dans la gestion de vos projets.

Le respect total de la date limite

Imposer la date de livraison finale de votre projet vous motive dans son accomplissement. De fait, cette échéance vous active dans le traitement des tâches, et ce, de manière rapide et efficace. Pareillement, faire un rétro planning permet de vaincre la procrastination. Vous agissez sans tarder selon les dates prévues afin de respecter les délais. En conséquence, non seulement il vous aide à devenir plus organisé, mais il développe également votre efficacité. D’où l’augmentation de la productivité.

Bien entendu, dans ce même contexte, le stress et la pression viendront vous perturber. Et leur présence est tout à fait naturelle dans la mesure où vous avez peur de ne pas tout accomplir dans les temps. Toutefois, une bonne organisation vous aidera à les gérer et à ne pas les laisser vous submerger.

Intérêt de faire un rétro planning : une meilleure connaissance des ressources

Avec le rétro planning, les imprévus et les oublis n’existent pas. Il clarifie en effet vos idées par rapport aux moyens nécessaires à la bonne réalisation du projet. D’une part, il facilite l’estimation réelle du budget et d’autre part, il permet d’adapter le nombre de personnes requis à chaque tâche.

Il offre donc une meilleure identification des dépenses financières ainsi que des ressources humaines dont votre projet exige. Et lorsque c’est le cas, ce dernier se réalise à coup sûr dans des conditions optimales.

Intérêt de faire un rétro planning : l’ajustement des délais

Comme vous vous en doutez, dans la création du rétro planning, chaque activité se réalise dans le cadre d’un délai précis. En connaissant la date de livraison de votre projet, vous serez en mesure de déterminer exactement en combien de temps telle tâche doit être achevée. Vous pourrez donc allonger la durée d’accomplissement de certaines et raccourcir celle des autres selon les circonstances.

Par ailleurs, la conception du programme inversé vous conscientise rapidement sur la faisabilité ou non de votre projet dans le temps imparti. Effectivement, il est possible que vous ayez surestimé la date limite. Faire un rétro planning vous évite les mauvaises répartitions et vous amène à revoir certains points de votre programme en vue de les améliorer.

Tout cela pour vous dire que cette méthode de planification inversée constitue la solution idéale pour coordonner votre projet ou bien votre événement dans les règles de l’art.

Le commencement du projet au meilleur moment

Le principe du rétro planning se base sur le montage des étapes du projet de la fin vers le début. Par conséquent, vous constaterez très vite à quel moment vous devrez donc commencer le projet pour respecter les délais auxquels celui-ci vous contraint.

Comment faire un rétro planning ? Le guide.

Établir un rétro planning (backward planning en anglais) se divise en deux grandes phases distinctes : la préparation du contenu du projet ainsi que la conception proprement dite du rétro planning. Comme beaucoup d’outils d’organisation personnelle, son élaboration s’appuie sur la logique et le diagramme de Gantt. Par conséquent, il suffit de suivre à la lettre les étapes ci-après pour réussir le vôtre.

Répertoriez les étapes à accomplir

Avant toute chose, vous devez commencer par lister les tâches principales et les tâches secondaires que vous effectuerez dans le cadre de votre projet. Faire un rétro planning signifie en effet que vous ne devez omettre aucune opération, et ce, sans regarder son niveau d’importance et son évidence. De cette manière, vous n’oublierez rien.

Cette première étape correspond donc à un brainstorming. Vous recensez sur un papier ou bien sur votre ordinateur l’intégralité du travail que votre projet implique. Une fois que c’est fait, attribuez un numéro ou une lettre à chaque mission pour simplifier l’organisation. De même, dès le début, vous devrez songer à désigner un responsable respectif de chaque activité.

Supposons l’exemple d’une mise en œuvre de mariage. Pour faire un rétro planning de cette célébration, vous devez définir les tâches à effectuer dans ce contexte. À savoir :

  1. Réserver la salle de réception ;
  2. Acheter la robe de mariée ;
  3. Faire appel à un DJ ou à un orchestre ;
  4. Prendre rendez-vous avec un professionnel de la mise en beauté ;
  5. Sélectionner les menus de la fête ;
  6. Se charger des papiers administratifs ;
  7. Regarder les portfolios de plusieurs photographes avant de choisir ;
  8. Comparer les prix avant d’engager un prestataire ; etc.

Astuce : rédiger les tâches à l’infinitif pour avoir une idée précise de ce que vous devez effectuer.

Faire un rétro planning : évaluez la durée de chaque tâche

Sans l’ombre d’un doute, l’estimation du délai pour les missions respectives est la phase la plus importante de toutes. En effet, respecter les délais du projet dépend de cette phase. Pourtant, comme vous le savez, déterminer la durée de réalisation d’un travail, particulièrement certains d’entre eux, s’avère difficile.

Afin de vous rapprocher du délai idéal, proposez une durée avec une petite marge en cas d’imprévu. Cette technique épargne les programmes trop serrés et par la même occasion les pertes de temps inutiles. De quoi faire un rétro planning sur mesure.

En outre, nous vous recommandons également de vous baser sur deux paramètres pour définir avec le plus de précision possible le délai des tâches.

  • Premièrement, échangez avec votre entourage et tirez parti de leurs expériences. Si nous prenons toujours le cas du mariage, les retours de vos parents, de vos amis et de vos collègues pourront certainement vous aider.
  • Deuxièmement, référez-vous à un projet similaire. Cela constitue la meilleure piste pour vous conduire vers le timing parfait.

Par ailleurs, mettez toutes les chances de votre côté et devenez le plus concis possible en anticipant toutes les situations. Faire un rétro planning exige aussi une prospective de tous les cas de figure.

  • En combien de temps feriez-vous telle mission si tout se déroulait comme prévu ?
  • De combien de temps auriez-vous besoin si le projet se concrétisait dans les pires conditions ?
  • Quelle durée d’exécution correspond le plus avec la réalité ?

Analysez la réponse de ces questions et trouvez le juste milieu entre les trois. Grâce à cette approche, vous arriverez à estimer l’échéance adéquate.

Ordonnez les tâches

Vous avez terminé la liste des missions et leurs durées respectives ? Passez maintenant à la coordination de celles-ci pour faire un rétro planning. De fait, vous ne les accomplirez pas tous au même moment. Les unes se traitent nécessairement avant les autres.

Sachez d’ailleurs qu’il existe une interdépendance entre les tâches. C’est-à-dire que vous ne pouvez entamer une activité sans avoir achevée une autre.

Pour vous guider à faire le tri, utilisez le diagramme de PERT, un des outils d’organisation personnelle. En regroupant les tâches sous forme de réseau, il indique leurs relations et mieux encore, leurs temps d’exécution. Cet instrument garantira la suite logique ainsi que la cohérence de votre rétro planning avec la réalité.

planification inversée

Faire un rétro planning : élaborez le rétro planning

Les trois étapes que vous venez de lire forment la première phase de la construction du rétro planning. Cette quatrième et dernière étape, quant à elle, constitue la mise en œuvre du calendrier inversé proprement dit.

Comme expliqué plus haut, vous commencez donc par le choix de la date de livraison du projet. Celui-ci fixé, l’opération va maintenant se dérouler comme un compte à rebours. Autrement dit, vous allez positionner l’étape précédant la date butoir puis celle d’avant et ainsi de suite jusqu’à ce que cela aboutit à la date initiale.

Bien évidemment, faire un rétro planning impose quelques contraintes. En effet, il se peut que vous rencontriez des difficultés à placer la ou les premières missions. Cette impossibilité avertit une incohérence vis-à-vis de la date idéale pour démarrer le projet. Dans ce cas là, afin de résoudre le problème, procédez à un arbitrage où vous :

  • Passez en revue et gérez les priorités ainsi que les tâches secondaires ;
  • Adaptez les durées de réalisation à la réalité ;
  • Spécifiez les ressources requises.

Afin que vous ayez une idée claire de la procédure, voyons en pratique ce que cela donne de faire un rétro planning dans le cadre d’une exposition qui va se passer dans trois mois.

  • Jour J : jour de l’exposition.
  • J-2 semaines : organiser et former l’équipe pour la tenue du stand.
  • J-3 semaines : communiquer votre participation à l’exposition sur les réseaux sociaux.
  • J-1 mois : mettre au point les outils commerciaux.
  • J-2 mois : préparer le stand.
  • J-3 mois : réserver l’emplacement.

Comme vous pouvez le voir, les temps d’exécution se mesurent en jour, en semaines, en mois, voire des années, selon l’ampleur du projet.

Les formats possibles pour un rétro planning

Pour faire un rétro planning, plusieurs modèles s’offrent à vous en fonction de la complexité du projet et entre autres de vos préférences. Ici, nous vous livrons deux versions à employer pour l’élaboration de votre calendrier inversé.

  • Le diagramme de Gantt demeure le format le plus connu et le plus utilisé. Détaillé, il constitue en effet l’outil idéal dans la mesure où il permet à chacun de laisser une remarque, un commentaire sur l’évolution du projet et à une équipe de travailler ensemble.
  • Le tableur Excel quant à lui, est un dispositif beaucoup plus classique, mais qui reste apprêté pour faire un rétro planning. Sa force se révèle dans les diverses options qu’il propose aux utilisateurs.

Avec ces deux instruments de planification et en suivant les étapes ci-dessus, les retards de livraison d’un projet resteront minimes, voire inexistants.

À vous de jouer !

Et vous, avez-vous déjà élaboré un rétro planning ? Que conseillez-vous à nos lecteurs pour utiliser à bon escient cette méthode d’organisation personnelle ? Partagez avec nous votre expérience et n’hésitez pas à relayer l’article sur les réseaux s’il vous a plu. 

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A propos de l’auteur

Après avoir obtenu mon Master en Sciences à l’Université de Nantes en 2009, je travaille pendant 4 ans en tant qu’ingénieur d’études auprès des plus grands noms français de l’aérospatiale, du nucléaire et du militaire. En février 2012, alors que je ne trouve plus aucun sens dans mon métier, je crée Penser et Agir. C’est ainsi que je renoue avec mes passions : la psychologie, le développement personnel et l’entrepreneuriat. J’adapte à la psychologie et au développement personnel la logique et la structure des raisonnements que j’ai acquis en tant qu’ingénieur d’études pour créer ma propre approche : Le développement personnel par l’Action. Aujourd'hui, Penser et Agir, c'est plus de 100 000 visiteurs par mois, plus de 150 000 abonnés à la newsletter et plus de 3 000 personnes qui m'ont déjà fait confiance en suivant mes programmes en ligne. Pour en savoir plus : Qui est Mathieu Vénisse ?

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