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Nul ne peut envisager une bonne organisation sans s’appuyer sur une méthode de planification efficace. Parmi les plus plébiscitées, le time blocking. Inventé pour simplifier le quotidien de chacun et favoriser la productivité, cet outil de coordination personnelle se base sur le blocage de temps afin de réussir une tâche ou plusieurs missions identiques. Autrement dit, vous serez amené à réserver un créneau précis pour l’achèvement de chacune de vos occupations. Bien entendu, dans le cadre de cette création de calendriers de gestion des distractions, certaines conditions s’avèrent requises. À savoir : la flexibilité, le fait de demeurer réaliste et la constitution d’un bilan journalier.
Comment user de la gestion par blocage de temps pour vous organiser ? Zoom sur le sujet.
Sommaire
Time blocking : kézako ?
Nombreux sont les outils d’organisation personnelle qui servent à utiliser à bon escient votre temps. Parmi eux, la gestion par blocage de temps ou bien la gestion des distractions (version française du terme). Il s’agit notamment d’une stratégie de planification qui vous aide à prévoir toutes les tâches à effectuer au cours d’une journée, et ce, quelle que soit l’ampleur de ces missions afin d’utiliser efficacement le temps à votre disposition.
Jusque-là, cette méthode ressemble à peu près à tous les autres moyens de coordination et gestion de temps que vous connaissez. Néanmoins, le time blocking se distingue des autres pour la simple raison que la technique consiste à « réserver » un temps imparti à une tâche particulière. En d’autres termes, cela ressemble à une prise de rendez-vous. Vous fixez une date, un horaire ainsi qu’une durée, et vous accordez uniquement ce laps de temps à la rencontre prévue. Sauf qu’ici, vous programmez un tête-à-tête avec vous-même pour exécuter un travail spécifique.
Pour résumer, le principe de la gestion des distractions se déroule donc comme suit.
- D’abord, vous établissez la liste complète des tâches à accomplir dans une journée.
- Puis, avant de réaliser un « time blocking », vous regroupez celles qui se ressemblent.
- Finalement, vous fixez un bloc de temps judicieusement choisi à chaque mission.
Que vous apporte la coordination par blocage de temps ?
À l’instar des autres méthodes d’organisation personnelle, la planification par blocage de temps vise à optimiser votre emploi du temps, à augmenter votre productivité et à atteindre vos objectifs. Par conséquent, que vous appliquiez cette stratégie de gestion du temps dans l’accomplissement des tâches de la vie quotidienne ou pour le traitement des missions au bureau, dans les deux cas, vous tirez parti des avantages ci-après.
Un quotidien simplifié grâce au time blocking
Programmer à l’avance les tâches à effectuer pendant la journée facilite la vie de chacun. De fait, en sachant pertinemment quelles missions vous devez accomplir pendant toute la journée, les pertes de temps n’existent plus. Il vous suffit de regarder pendant un instant le calendrier et de passer tout de suite à l’action.
Pareillement, le stress disparait de votre routine puisque tout reste sous contrôle. Vous savez exactement :
- Quelle tâche vous traiterez ;
- En combien de temps la réaliserez-vous ;
- Comment la finirez-vous ;
Par conséquent, aucun imprévu ne viendra chambouler vos plans.
Bénéfice du time blocking : une concentration accrue
L’outil de gestion des distractions permet de renforcer la concentration. Votre vigilance atteint effectivement son summum lorsque vous savez que vous devez finir telle tâche à tel moment. Vous portez uniquement votre intérêt sur le travail et vous oubliez complètement l’existence des différents divertissements comme le téléphone.
De même, lorsque votre attention arrive à son apogée, vous travaillez en « Deep work ». Il s’agit d’un état où l’individu se focalise à 100 % sur son occupation, et ce, à tel point que les capacités cognitives de celui-ci dépassent leur limite.
D’où le time blocking vous permet de donner le meilleur de vous-même et de travailler en profondeur.
Une meilleure maîtrise de soi
La connaissance exacte du programme de la journée vous permet de vaincre la procrastination. Effectivement, la présence d’une planification détaillée vous incitera plus facilement à agir puisque vous n’aurez plus d’excuses pour éviter de passer à l’action.
Du coup, vous apprenez d’une part à faire bon usage de votre temps et d’autre part à mettre au premier plan les priorités au lieu de privilégier les choses futiles.
Un contrôle plus poussé du temps
Grâce au time blocking, vous passerez enfin des moments de qualité avec vos proches sans pour autant délaisser votre travail. Oui, Mesdames et Messieurs, cet outil de gestion de distractions forme le compromis idéal pour équilibrer votre vie privée et votre vie professionnelle. En possédant une vue d’ensemble de l’organisation de votre temps, vous disposez du pouvoir de le répartir au mieux.
À la fin, tous ces bénéfices vous aideront à améliorer progressivement votre efficacité. Sans oublier qu’enchaîner plusieurs missions similaires d’une seule traite vous aidera à les finir de manière rapide et rentable.
Comment mettre à profit son temps avec le time blocking ?
Comme l’affirme Théophraste :
« La plus coûteuse des dépenses, c’est la perte de temps ».
Voilà pourquoi dès maintenant, il faut apprendre à bien gérer celui-ci et la gestion par blocage de temps peut vous aider à atteindre cet objectif.
Aussi, planifiez votre emploi du temps en suivant les démarches de l’outil de gestion des distractions ci-dessous.
Déterminez les priorités
Tout d’abord, sachez que la gestion par blocage de temps se divise en deux phases :
- D’abord, l’identification des priorités ;
- Ensuite, la fixation d’une durée précise pour chaque mission.
Donc, on commence par la première étape du time blocking. Cela consiste à cerner clairement :
- les missions urgentes ;
- les activités importantes ;
- ainsi que les tâches secondaires.
Comment les distinguer ? En définissant en premier lieu vos buts de la journée, de la semaine et du mois.
- Qu’envisagez-vous de concrétiser aujourd’hui, cette semaine et ce mois-ci ?
- Pour réussir vos projets, que devez-vous exactement accomplir comme travail ?
Dès que vous trouvez les réponses à ces questions, élaborer la liste des tâches deviendra plus simple.
Par contre, en deuxième lieu, il faut maintenant passer au classement des activités pour procéder à un time blocking correct. Autrement dit, discerner quelle mission nécessite d’être achevée avant les autres. Pour faciliter cette analyse, n’hésitez pas à vous servir des outils destinés à la gestion des priorités tels que la matrice d’Eisenhower. À coup sûr, ils vous orienteront vers la bonne piste.
La compilation des missions et leurs distinctions finies, terminez la première phase en numérotant chaque tâche. À la fin, votre inventaire devra s’apparenter à l’exemple suivant.
- Réunion avec l’équipe.
- Pause café.
- Entretien avec les collaborateurs.
- Déjeuner.
- Réalisation d’un compte rendu de la rencontre avec les partenaires.
- Traitement des emails.
- Moment en famille.
Imposez un « time blocking » aux tâches
Comme mentionné plutôt, cette deuxième phase consiste à bloquer une plage de temps précis à la réalisation de chaque tâche. En séquençant vos journées, vous pouvez accomplir plus rapidement et plus efficacement les missions. Dans cette optique, commencez toujours par définir des créneaux pour les charges prioritaires, puis pour les secondaires et finalement pour les tâches inattendues. Car oui, malgré une organisation de fer, on sait tous que les imprévus existent toujours. Voilà pourquoi pour une programmation réussie, dans n’importe quel cas, il faut songer à les intégrer dans votre calendrier.
Comment effectuer un time blocking correct alors dans ce contexte ? Ayez sous vos yeux le calendrier et réfléchissez bien avant de définir un emploi du temps. Dédiez à la matinée les tâches les plus importantes étant donné que c’est à ce moment de la journée que la motivation et l’énergie sont au rendez-vous. Mais bien évidemment, cela reste une généralité et tout dépend du rythme ultradien de chacun. Ce dernier qui se définit comme le rythme biologique d’un individu pour optimiser sa performance. Autrement dit, le rythme ultradien explique les variations d’énergie que vous rencontrez au cours de la journée. Ainsi, pour créer un time blocking approprié, vous devez avant tout analyser à quel moment vous devenez le plus actif et vous restez le plus concentré.
Par ailleurs, en ce qui concerne les imprévus, je vous recommande d’anticiper en réservant une heure par jour pour ceux-ci. De cette manière, si tout se déroule comme vous l’avez planifié, tant mieux pour vous. Dans le cas contraire, vous vous êtes déjà préparé aux éventualités.
Gestion des distractions : les astuces pour y arriver
Force est de constater qu’en pratique, estimer un créneau idéal pour une tâche reste complexe. Néanmoins, avec quelques prérequis, vous arriverez à vous rapprocher du time blocking parfait. Aussi, dans l’établissement de votre emploi du temps, voici quelques conseils pour le mener à bien.
Restez flexibles
Il va de soi que dans la mise en place de votre emploi du temps, la rigueur devient indispensable. Toutefois, cela ne signifie pas que vous devez rester rigide par rapport à son élaboration. Comme les rendez-vous prédéfinis, un ajournement ou une annulation peut avoir lieu en fonction des circonstances, et ce, même si vous avez accordé une heure de votre temps aux imprévus et aux urgences tous les jours.
Par conséquent, adaptez toujours votre time blocking à la situation. Après tout, cette approche a été créée pour vous aider et vous pouvez donc le modifier à votre guise pour atteindre votre but et optimiser votre production. Tout cela pour vous dire qu’il ne s’agit pas d’une méthode immuable. À tout moment, vous détenez le pouvoir de changer la gestion des distractions selon vos souhaits.
Soyez réalistes
Être ambitieux, c’est bien, mais il ne faut pas non plus oublier de regarder la réalité en face. Voilà pourquoi, au début, mieux vaut y aller petit à petit lors de l’élaboration du time blocking. Aussi, évitez d’imposer des laps de temps trop courts à une tâche que vous avez l’habitude d’accomplir en deux heures par exemple. Si vous voulez réduire le temps dédié à une mission en particulier, diminuez-le de manière progressive. De cette façon, ce ne sera pas trop brutal pour vous et il sera plus facile de vous adapter.
D’un autre côté, se focaliser sur une tâche pendant quatre heures sans accomplir d’autres activités peut également constituer un vrai défi pour certains. Il est tout à fait compréhensible que les premiers jours, vous n’arriviez pas tout de suite à suivre votre time blocking. Dans ce cas, soyez indulgent avec vous-même et démarrez doucement. À force de répéter à plusieurs reprises les mêmes actions pendant une durée précise, vous vous familiarisez avec ce rythme. Qui plus est, la clé de la gestion des distractions réside dans la régularité.
Sachez toutefois qu’il ne s’agit pas non plus de se relâcher et de devenir laxiste. Ici, l’objectif consiste à harmoniser pas à pas vos prétentions avec votre planning. Si au début, vous avez du mal à respecter les horaires imposés dans le calendrier, au fur et à mesure, vous le suivrez à la lettre.
Conception de time blocking : procédez à un bilan journalier
À chaque fin de journée, réalisez un diagnostic complet de votre planning. Cette analyse permet de constater les :
- tâches achevées au cours de la journée ;
- missions à terminer ;
- nouvelles missions à effectuer pour le lendemain.
Cela vous aide donc de voir l’avancée de vos projets, de faire le point sur la situation et par la même occasion d’ajuster les blocs selon les circonstances.
Mais ce n’est pas tout, ces bilans vous serviront toujours d’orientation dans le futur. De fait, vous pourrez vous référer aux calendriers précédents du time blocking pour évaluer le temps nécessaire à la finition d’une mission similaire.
Pour conclure, à l’instar des autres techniques de planification, la gestion par blocage de temps vous invite à séquencer vos journées pour une meilleure optimisation du temps. Évidemment, c’est dans la manière de la concevoir qui la distingue des autres. À vous de l’exploiter à votre guise.
Et vous, avez-vous déjà utilisé le calendrier par blocage de créneau pour gérer votre temps ? N’hésitez pas à livrer dans les commentaires votre stratégie à ce sujet. Pareillement, je vous incite à partager l’article avec les autres si vous le souhaitez.
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