Vous intéressez-vous à l’efficacité et à la productivité ? Aimeriez-vous accomplir plus de tâches en moins de temps ? Avez-vous déjà entendu parlé des acronymes GTD et ZTD, de la semaine de 4h de Tim Ferris, de la loi de Pareto ou encore du livre les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent de Stephen R. Covey ?
L’efficacité et la productivité sont à la mode ces derniers temps ! Et vous ? Avez-vous mis en place un système d’organisation personnelle ? Est-ce réellement utile ?
Dans cet article, découvrez mon point de vue sur les systèmes d’organisation personnelle et la raison pour laquelle tout le monde devrait en avoir un…
Les 2 écoles des systèmes d’organisation personnelle
Je m’intéresse depuis de nombreuses années à ces systèmes. Pour faire simple, ils peuvent être classés dans 2 catégories :
- Les systèmes complets : ces systèmes se veulent sans faille et capables de gérer tous les types d’information entrants. Le plus connu est la méthode GTD (pour « Getting Things Done ») de David Allen ainsi que son équivalent simplifié, la méthode ZTD (pour « Zen To Done ») de Leo Babauta.
- Les systèmes minimalistes : ces systèmes s’intéressent au strict minimum et préconisent la délégation (à outrance ?) pour les autres tâches. Le best seller de Tim Ferriss « la semaine de 4 heures » en est un parfait exemple.
Comme vous le constatez, les systèmes d’organisation complets et minimalistes sont en parfaite opposition ! L’un souhaite tout gérer en imposant un système robuste et complet, là où l’autre conseille de ne s’intéresser qu’au strict minimum. Dans certains cas, les minimalistes préconisent d’oublier la notion même de liste de tâches !
Après ces quelques constatations la question qui se pose est de savoir si vous avez réellement besoin d’un système d’organisation personnelle ? Pour moi la réponse est claire : oui !
Oui… mais pas n’importe comment…
Laissez-moi vous expliquer…
Les 6 raisons pour lesquelles un système d’organisation personnelle sera bénéfique
Raison n°1 : Se rappeler de vos idées
Un système d’organisation doit être capable de prendre en compte toutes vos idées. Attention cependant, j’ai dis « prendre en compte », je n’ai pas dit « traiter du début à la fin » ! Pour ne pas risquer de devenir une usine à gaz, un système d’organisation efficace doit prendre en compte la notion de priorisation et permettre la mise en place d’un processus de filtrage des idées.
Raison n°2 : Définir clairement vos objectifs
Une idée n’est rien d’autre qu’une envie !
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C’est quelque chose d’abstrait qui n’est pas mesurable et qui est difficilement réalisable en l’état. L’idée la plus commune étant « Je veux gagner de l’argent » ou encore « Je veux être plus heureux ». Une idée un peu plus précise serait « Je veux arrêter de fumer ». Dans chacun de ces 3 cas, ce ne sont que des idées et des envies, rien de plus !
Énoncées comme ça : vous n’en ferez rien !
Un bon système d’organisation permet de transformer une idée en objectif(s) puis de diviser cet objectif en sous-objectifs. A partir de ces sous-objectifs vous pourrez en déduire (ou non) des listes de tâches.
Encore une fois, c’est au système d’organisation de définir un processus clair pour savoir s’il est nécessaire ou non de diviser un sous-objectif en tâches…
Ne faites pas l’amalgame entre « processus » et « complexité ». Un processus peut être très simple. Parfois une simple question. Ce sont ces questions qui vous permettront de réussir là où d’autres échouent. Le système d’organisation est là pour ça !
Raison n°3 : Mesurer votre avancement
Sans possibilité de mesurer votre avancement, vous courrez droit à l’abandon ! A tout moment, un système d’organisation doit vous permettre d’identifier clairement où vous en êtes !
A un moment t, il doit vous permettre de répondre à ces trois questions :
- Passé : quand ai-je commencé cet objectif ?
- Présent : où est-ce que j’en suis ? Quel est mon pourcentage de réussite ? 10%, 50%, 75% ?
- Futur : après cet objectif, quel sera le suivant ?
Raison n°4 : Prendre du recul et redéfinir votre stratégie
Cette raison découle directement de la précédente. Lorsque vous mesurez votre avancement, vous arrivez parfois à la conclusion que vous « pataugez » ou encore que vous prenez une mauvaise direction.
Un système d’organisation vous permettra de redéfinir et d’adapter votre stratégie en temps réel. Ce processus s’appelle l’amélioration continue et c’est, selon moi, l’un des piliers des bons systèmes d’organisation.
Raison n°5 : Vous faire gagner du temps
Une raison que l’on oublie souvent : un système d’organisation doit vous permettre de gagner du temps ! S’il est plus complexe à mettre en place que votre projet lui-même, vous pouvez le jeter à la poubelle !
Il doit être facilement utilisable et vous apporter un véritable gain de productivité. La complexité de la mise en place est d’ailleurs l’un des principaux reproches qui ont été faits à la méthode GTD.
Raison n°6 : Accomplir vos rêves !
Une dernière raison, certes un peu plus abstraite, mais ô combien importante ! Si vous n’avez pas de système d’organisation, comment voulez-vous accomplir vos plus grands projets de vie ? Cela reste mon avis, mais si vous avez de l’ambition et des projets, je pense que vous devez avoir un système d’organisation.
Lequel choisir ? Comment le mettre en place concrètement ? Lisez la suite…
Le meilleur système d’organisation : le système hybride !
Selon moi, le meilleur système d’organisation ne rentre pas dans les 2 catégories présentées dans le premier paragraphe. Je vote pour le système hybride ! Un mix entre les systèmes complets et les systèmes minimalistes.
Il doit être capable de prendre en compte toutes vos idées mais aussi (et surtout) de les filtrer ! Et bien entendu, il devra répondre aux 6 raisons exprimées précédemment.
Souhaiteriez-vous en savoir plus ?
Les 6 raisons précédentes relèvent de mon expérience personnelle quant à l’utilisation des systèmes d’organisation. Au cours des 10 dernières années j’ai testé plusieurs systèmes jusqu’à créer mon propre système d’organisation.
Souhaiteriez-vous en savoir plus ? Voudriez vous que je partage avec vous les clés de ce système dans les prochains articles ? Seriez-vous intéressé par une véritable formation vous expliquant clairement comment j’ai réussi à mettre en place de gros projets ?
Photo : © pp76 – Fotolia.com
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JUIL
2013
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