Préparer une réunion : pourquoi et comment s’y prendre ?


On a tous été confrontés un jour ou l’autre à des problèmes insolubles, du moins, par un seul individu. C’est alors dans ces moments-là que préparer une réunion se trouve être la meilleure initiative à prendre. En effet, une réunion permet aux différents acteurs de discuter et d’échanger des informations en vue de répondre ou de trouver une ou plusieurs solutions à une problématique donnée. Par ailleurs, au-delà de la résolution des problèmes et le désamorçage des conflits, faire une réunion permet également d’insuffler une vraie dynamique de groupe, d’optimiser la cohésion d’équipe et de maximiser la créativité. Plus de détail !

Pour quelles raisons préparer une réunion ?

En cette ère où la performance et la productivité jouent un rôle clé dans la pérennité d’une activité économique, les entreprises sont de moins en moins enthousiastes quant à l’idée de préparer une réunion. Et cela se comprend ! Une réunion peut très vite s’éterniser et empiéter sur l’emploi du temps déjà surcharger des collaborateurs. Ce qui peut se transformer en une véritable source de stress au travail et de frustration. Mais surtout, il arrive que cette initiative ne mène nulle part et n’apporte aucun plus-value ni à l’entreprise ni aux salariés. A cela s’ajoute, les dépenses que cette occasion peut engendrer. Et croyez-le ou non, elles peuvent parfois atteindre des sommes pharaoniques.

Pour autant, malgré ses quelques inconvénients, toutes les réunions ne sont pas bonnes qu’à jeter à la poubelle. En effet, il ne faut pas oublier qu’elles ont également leur lot d’avantages. Ce n’est d’ailleurs pas pour rien que les réunions font partie intégrante de la vie d’une entreprise. De fait, bien organiser et préparer en amont, les réunions peuvent être de formidable outil de communication et de management stratégique avant plusieurs objectifs :

  • Optimiser la gérance et permettre à vos collaborateurs de travailler efficacement en communiquant des informations utiles et/ou importantes aux personnes intéressées ;
  • Débloquer les situations conflictuelles ou résoudre un dysfonctionnement grâce à une réunion résolution de problème
  • Développer de nouvelles idées grâce au brainstorming 
  • Présenter un nouveau projet et les objectifs à atteindre via les kickoffs
  • Discuter des sujets sensibles pour maintenir une bonne ambiance au sein de l’entreprise
  • Former le personnel
  • Obtenir des informations précieuses ;

Aussi, il ne faut pas oublier que les réunions encouragent le contact humain. Ainsi, elle permet de créer des liens pérennes entre les collaborateurs et un sentiment d’appartenance à l’entreprise. Des éléments clés pour favoriser l’engagement professionnel et l’implication des salariés.

Comment préparer une réunion ?

Le succès d’une réunion tient en deux mots : sa préparation. En effet, préparer une réunion de manière rigoureuse et intelligente permet non seulement d’éviter de perdre du temps dans des discussions qui n’apportent pas grand-chose. Mais cela permet également d’éviter de se disperser sur des sujets qui n’étaient pas dans l’ordre du jour et éviter la réunionite. Pour vous aider à préparer une réunion efficace et productive tout en profitant au mieux des échanges entre les différents participants, voici les principales règles que vous ne devrez surtout pas négliger :

Définir le thème de la réunion

C’est un fait ! Pour qu’une réunion soit réellement utile, elle doit répondre à des objectifs. Pour préparer une réunion productive, définir le thème de votre réunion est donc une étape clé. Justement parce que cela permet de déterminer avec un maximum de précision le but de cette rencontre et ce que vous attendez de cette dernière. Ainsi, vous devez vous poser les bonnes questions. À commencer par la plus importante : « avez-vous vraiment besoin de faire une réunion ? Où est-ce juste par habitude ? Cette réunion va-t-elle permettre aux participants de travailler efficacement ? Prendre le temps de se poser ce type de question est primordial puisque la suite de votre organisation devra être définie selon vos objectifs. Effectivement, c’est en détaillant les thèmes que vous allez aborder lors de cette rencontre, que vous pourrez déterminer l’ordre du jour et le plan idéal pour atteindre.

Bien choisir les participants

Une fois que vous avez bien défini les objectifs de votre réunion, vous avez toutes les cartes en main pour déterminer votre auditoire et les participants. On vous rappelle que chaque participant à cette rencontre doit y trouver un intérêt réel et surtout acquérir des informations significatives pour l’exécution de leur fonction. Bien choisir les participants est donc crucial pour que chaque personne présente puisse être acteur et non spectateur. Mais surtout toutes les personnes invitées doivent pouvoir apporter sa contribution à l’atteinte des objectifs de cette rencontre.

Désigner un responsable de l’organisation de la réunion

Afin de ne pas être submergés par les événements et les tâches à accomplir, nous vous conseillons d’apprendre à déléguer. Pour ce faire, vous devez demander à une personne en qui vous avez particulièrement confiance et qui dispose d’un minimum de compétence de vous aider à préparer une réunion. Généralement, cette dernière aura pour rôle de :

  • Choisir les participants
  • Envoyer une convocation
  • Définir le lieu et la date de la réunion.

Définir le lieu, la date et l’heure

Tout d’abord, le lieu de réunion doit être adapté non seulement au format choisi, mais aussi en fonction du nombre de participants. Plus particulièrement, si vous décidez d’organiser cette rencontre en dehors de vos locaux. Comprenez donc que pour une réunion efficace, chaque personne doit se sentir à l’aise et pouvoir travailler confortablement. Ainsi, vous devez veiller à choisir un local accessible, agréable, bien aménagé et bien équipé. Pour trouver le lieu idéal, vous pouvez trouver sur la toile un pléthore de plateforme de location de location.

Ensuite, pensez également à choisir une date et une heure qui correspondent à la disponibilité des participants. Néanmoins, mieux vaut ne pas opter pour les réunions entre 14 h et 16 h, les personnes sont moins réceptives durant ces périodes.

Mis à part ces critères vous devez également :

  • Préparer votre intervention à l’aide de supports clairs et précis : transparents, diapositives, vidéos.
  • Veiller à être strict sur la ponctualité et à commencer à l’heure indiquée dans la convocation
  • Transmettre l’agenda de la réunion
  • Choisir un style d’animation pour travailler efficacement
  • Envoyer toutes les informations nécessaires aux participants (format de la rencontre, le rôle chacun et les objectifs attendus)
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Ingénieur de formation, Mathieu Vénisse décide, en février 2012, de changer de vie. Il crée Penser-et-Agir.fr, le site sur lequel il développe son approche innovante du développement personnel baptisée "Le développement personnel par l'Action".Aujourd'hui, Penser et Agir est reconnu comme étant le blog leader sur la thématique du changement de vie avec plus de 400 000 visiteurs par mois, plus de 60 000 abonnés à la newsletter et plus de 3 000 personnes qui ont déjà fait confiance à Mathieu et suivi ses formations en ligne.Vous souhaitez aller plus loin ? Découvrez le livre, les formations vidéo en ligne et les séances audio d'auto-hypnose amplifiée« Parce qu'un seul choix peut tout changer... » - Mathieu Vénisse

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