Gestion du temps et efficacité : la matrice incroyable qui règle ce problème

Aimeriez-vous profiter de 26 heures au lieu des 24 disponibles dans une journée ? Vous n’êtes sans doute pas seul (e) dans ce cas. 4 travailleurs sur 10 au Québec se sentent constamment pressés par le manque de temps. Conséquence directe : ils sont aussi de moins en moins efficaces. La gestion du temps est une vraie gageure. Mais les astuces et solutions existent. Voici 4 mesures à appliquer dès aujourd’hui si vous voulez mieux gérer le temps et favoriser l’efficacité au travail.

Avez-vous l’impression de ne pas gérer votre temps de travail comme vous le devriez ? Le plus dur est sans doute d’en prendre conscience. Vous n’avez qu’une vie, mais vous vous devez d’être plus performants. Il faut donc absolument savoir pourquoi vous avez autant de mal à faire un meilleur usage de votre temps.

Débarrassez-vous des voleurs de temps

«  La plus coûteuse des dépenses, c’est la perte de temps. » Théophraste

Comme Théophraste dit vrai ! Avez-vous remarqué à quel point il est facile de perdre du temps à des choses inutiles ? Et les éléments voleurs de temps au travail sont nombreux. Faites le test : recensez sur une feuille le nombre de fois où vous arrêtez ce que vous faites pour répondre à un message sur les réseaux sociaux, ou à un appel téléphonique non-urgent. Vous serez sidérés.

Si vous voulez devenir plus efficace, asseyez-vous et recensez les éléments qui vous font perdre du temps : réunions impromptues et inutiles ; appels vidéo non-essentiels ; télévision dans le bureau ; demandes extérieures ; conversations à bâtons rompus pendant les heures de travail…Tous ces éléments vous volent un temps précieux. Un autre ennemi du temps qu’il faut combattre énergiquement est la procrastination (tendance à remettre les choses au lendemain).

Dès que vous avez recensé ces voleurs de temps, faites-vous un devoir de les éliminer de votre vie. Par exemple, prévoyez un téléphone personnel et un autre pour votre activité professionnelle. Éteignez le téléphone personnel quand vous êtes au travail et ne le rallumez qu’à l’heure de la pause. Vous aurez une meilleure maîtrise de votre temps et de votre vie.

Organisez vous pour mieux gérer votre temps de travail

« Nous ne manquons pas de temps, mais nous en avons beaucoup dont nous ne savons pas tirer profit. » Sénèque

Une bonne organisation permet une meilleure gestion du temps et favorise le bien être au travail. Lorsque vous manquez du temps, c’est donc l’indice que votre organisation personnelle ne vous rend pas plus performant. Comment remédier à ce problème ?

Listez et décidez

Prenez du recul. Recensez sur une feuille toutes les tâches que vous devez généralement accomplir en une journée. Puis posez-vous les questions suivantes ?

  • Lesquelles ont un lien direct avec mon activité professionnelle ?
  • Lesquelles sont superflues et n’ont aucun lien avec mon travail ?
  • Quelles sont les activités qui me volent du temps ?
  • Puis-je arrêter d’accomplir certaines choses pour mon bien ?

Utilisez la matrice d’Eisenhower

La deuxième chose à faire consiste à hiérarchiser ces activités en utilisant la matrice d’Eisenhower. Celle-ci classe les activités humaines en 4 catégories :

  1. Urgentes et importantes (celles qui sont directement liées à votre profession et qui influenceront votre carrière).
  2. Urgentes mais non importantes.
  3. Non-urgentes mais importantes.
  4. Non urgentes et non importantes.

Prenez la résolution de ne jamais entamer une activité de type 2 ou 3 tant que vous n’avez pas terminé les tâches liées à l’activité 1. En général, ces tâches ne sont pas censées vous prendre trop de temps. Mais restez résolus à terminer ce que vous avez commencé et qui est crucial avant de passer à autre chose.

Servez-vous du mot magique : NON

« On ne peut admirer en même temps la lune, la neige et les fleurs. » Proverbe japonais

Si votre hiérarchisation d’Einsenhower est correcte, vous comprendrez vite que vous ne pouvez pas tout faire à la fois. Vous devrez donc mener la guerre contre un problème récurrent propre à toutes les activités professionnelle : l’aide aux collègues et amis.

Là-dessus, il ne faut pas tergiverser : apprenez à dire non, à moins que vous n’ayez vraiment rien d’autre à faire. Certes, vous aurez l’air moins sympathique pour certains, mais faites ainsi une bonne gestion du temps et par ricochet, vous serez beaucoup plus efficace. Voici quelques astuces pour refuser de vous investir au profit des autres quand ce n’est pas nécessaire sans perdre leur estime :

  • Quand un collègue vous formule une demande, écoutez-le attentivement en souriant.
  • Demandez-lui ensuite pourquoi ce qu’il vous demande est vraiment urgent.
  • Consultez votre agenda, et faites-lui savoir que vous ne pourrez lui fournir l’aide attendue qu’à un autre moment. Il faut que ce soit vrai, surtout si vous comptez quand même l’aider.
  • Faites-lui savoir que vous êtes sur une tâche à terminer dans l’heure qui suit. Vous ne pouvez pas prendre d’autres actions dans l’immédiat (quand vous n’avez vraiment pas de temps d’après votre fameuse matrice).
  • Faites votre plus beau sourire, prenez un air navré et dites « Je suis sincèrement désolée » !

Ensuite, retournez à votre travail et ne dites plus rien. (Voici 3 astuces très utiles pour dire non plus facilement).

Rares sont les collègues qui oseront vous harceler pour que vous leur rendiez service après 3 ou 4 initiatives de ce type.

Déléguez pour bien organiser son temps

La gestion du temps, c’est aussi de la sous-traitance. Si vous avez le bonheur d’avoir des collaborateurs, apprenez à déléguer. Vous gagnerez un temps précieux et serez plus performants. Confiez des tâches précises aux profils les plus qualifiés, exigez un compte-rendu et félicitez régulièrement. Si vos proches savent ce qu’ils doivent faire et sont certains que vous suivrez l’évolution du travail  eux confié, ils s’efforceront de le faire correctement et dans les délais.

Si vous commencez à déléguer, il est possible que les premiers mois exigent que vous preniez du temps à vérifier de près ce qui se fait. Mais dès que vos collaborateurs ont gagné en expérience, vous constaterez qu’ils vous permettent de gagner du temps que vous pouvez alors consacrer à d’autres tâches plus ou moins urgentes.

Gestion du temps : avez-vous un agenda ?

On en a parlé plus haut…L’agenda est le compagnon des professionnels. Il peut être physique ou digital (du type Siri par exemple), mais il vous en faut absolument un. En général, vous y noterez les tâches les plus urgentes et les plus importantes et ferez l’effort de respecter le planning. Grâce à ces mesures, vous serez bientôt un employé ou un employeur très efficace et apprécierez le bien être au travail.

Si l’article vous a plu, partagez-le et faites nous part de vos impressions relatives à ce sujet : comment vous y prenez-vous pour rer au mieux le temps et être plus efficaces ?

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Commentaires

  1. Marine  septembre 13, 2017

    Salut Mathieu,

    Article important selon moi, on est souvent débordé avec pour raisons principales qu’on se disperse et qu’on laisse d’autres « voler » notre temps.

    Il faut être au clair sur ses priorités et savoir dire non est capital, que ce soit aux autres, mais aussi à nous-même. Savoir dire « non » à certaines choses non importantes et urgentes, pour pouvoir dire bien plus « oui » à ce qui compte vraiment pour nous.

    @+
    Dernier article de Marine : Regardez-vous la TV ? (vous avez peut-être tord…)My Profile

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