Google tasks est une petite application qui va vous permettre de devenir plus efficace quotidiennement. Comme je vous l’avais promis dans l’article « comment devenir plus efficace : apprendre à établir une liste d’objectifs », je mets en ligne aujourd’hui une vidéo tutorial vous expliquant clairement et simplement comment mettre en pratique cette méthode. N’attendez plus et apprenez facilement comment devenir plus efficace au quotidien !

Avant de visionner cette vidéo, je vous encourage fortement à lire cet article.

Retranscription textuelle de la vidéo :

Les exigences que doit remplir Google tasks

Les contraintes générales que doit remplir un logiciel d’efficacité :

• Etre simple à installer et à configurer ;
• Etre simple à utiliser : il ne faut pas que le logiciel nous fasse perdre plus de temps qu’il nous en fait gagner ;
• Etre consultable et modifiable de n’importe où et n’importe quand : il sera ainsi possible d’éditer ses objectifs que l’on soit en vacances, au travail ou à son domicile.

Pour suivre la méthode, le logiciel doit permettre de :

• Définir des objectifs et des sous objectifs ;
• Définir des listes d’objectifs : lorsque l’on a plusieurs objectifs en parallèle,il faudra pouvoir les classer dans des listes ;
• Définir une date de fin par objectif ;
• Matérialiser la réussite d’un objectif : il faut pouvoir dire « cet objectif, ce sous objectif, je l’ai accompli ! » ;
• Générer un rapport des objectifs réussis et de ceux restant à faire.

Présentation de Google tasks

Rendez-vous sur iGoogle. Si vous avez déjà un compte, il vous suffit de vous connecter tout simplement. Sinon, créez en un en cliquant sur le lien « créer un compte ». Ensuite, remplissez les différents champs et en quelques minutes, votre compte sera créé et prêt à l’emploi.

Une fois votre compte créé, retournez sur iGoogle et connectez-vous avec vos identifiants.

La première fois que vous arrivez sur votre page d’accueil iGoogle, celle-ci est vierge. La première étape consiste à ajouter un gadget :

• Cliquez en haut à gauche de la page sur le bouton « ajouter un gadget » ;
• Via le champ de recherche disponible en haut à droite recherchez « Google tasks » ;
• Le gadget se nomme « liste de tâches (labs) » :  pour être certain de prendre le bon, vérifiez dans sa description que c’est bien le gadget officiel de Google ;
• Cliquez ensuite sur le bouton « Ajouter ! ».

De retour sur votre page d’accueil iGoogle, l’application apparaît et est installée automatiquement.

Définition de listes d’objectifs

La première étape consiste à définir des listes d’objectifs, pour cela, dans Google tasks :

• Cliquez en bas à droite sur l’icône en forme de liste puis cliquez sur « nouvelle liste » ;
• Entrez un nom pour votre liste : par exemple « Perso » ;
• Créez une liste pour vos activités professionnelles avec le nom « Travail » ;

Remarque : vous pouvez créer autant de liste que vous souhaitez, les listes seront utiles pour les projets ambitieux qu’ils soient professionnels ou personnels. Dans cette vidéo je créé une liste pour mon blog « Penser et Agir » et une liste pour un projet personnel que je nomme « Voyage en Russie ».

Définition et décomposition d’objectifs

Une fois que vous avez établi vos différentes listes, vous allez pouvoir y ajouter des objectifs :

• Dans la liste de votre choix, entrez directement un objectif à l’aide de votre clavier (dans cette vidéo, je prends l’exemple de l’objectif « Faire mon passeport »). 

Dans le cas où cet objectif est un petit objectif, nous pouvons le décomposer directement dans sa description :

• Cliquez sur la flèche à droite de l’objectif puis dans la zone de texte « Notes », entrez un sous objectifs par ligne. Dans cette vidéo les sous objectifs sont « faire deux photos d’identité », « 1 justificatif de domicile », « 86€ en timbres fiscaux » et « une photocopie de ma carte d’identité ».

Pour affecter une date de fin à un objectif, cliquez sur « date limite » puis sélectionnez une date dans le calendrier qui s'affiche.

Exploitation des fonctionnalités du logiciel

Écrivez plusieurs objectifs dans une autre liste que celle que vous avez utilisée jusqu’à présent. Dans cette vidéo, les objectifs sont définis dans la liste « Penser et Agir » et sont les suivants : « écrire un article sur l’efficacité », « répondre au mail de Paul », « proposer un lieu pour l’interview avec Pierre ». Les deux listes (« Perso » et « Penser et Agir ») sont alors complètement indépendantes.

Une fois que vous avez accompli un ou plusieurs objectifs, vous pouvez matérialiser cette action en cochant la case située à gauche de l’objectif : l’objectif est alors rayé.

Pour effacer les objectifs terminés, cliquez sur le menu « Actions » situées en bas à gauche puis sur « Effacer les tâches terminées ».

Pour consulter la liste des tâches que vous avez effectuées, cliquez sur le menu « Actions » puis sur « Afficher les tâches terminées ». Les tâches effectuées apparaissent sous la forme d’une liste classée par jour.

Pour imprimer une liste de tâches,  cliquez sur le menu « Actions » puis sur « Imprimer la liste de tâches ». L’impression est automatiquement lancée.

Les avantages de Google tasks

Ce logiciel est disponible sur votre page d’accueil, à chaque fois que vous allumez votre ordinateur et que vous vous connectez à Internet, vous voyez les objectifs qu’il vous reste à faire et, de cette manière, vous serez beaucoup plus efficace et beaucoup plus productif au quotidien.

Ce logiciel étant sur Internet, que vous soyez en vacances, chez vous ou encore au travail, il vous suffit de vous connecter à Internet pour y avoir accès.

A vous de jouer !

Qu’avez vous pensé de cette vidéo ? Voyez vous un intérêt dans ces logiciels de productivité ? En utilisez vous déjà un ? Si oui, le changeriez vous pour Google tasks ? Avec Google tasks, c’est la simplicité d’utilisation qui m’a convaincu, est ce un argument important pour vous ?