Aimeriez-vous profiter de 26 heures au lieu des 24 disponibles dans une journée ? Vous n’êtes sans doute pas seul(e) dans ce cas. Car oui, le temps est une ressource inestimable ! Et comme le dit l’expression : « Le temps c’est de l’argent ! ». Pourtant, plus on est pressé par les heures et les jours qui défilent, moins on est efficace. La gestion du temps est une vraie gageure. Heureusement, les astuces et solutions existent.

Voici des mesures concrètes à appliquer dès aujourd’hui si vous voulez mieux gérer votre temps et favoriser votre efficacité au travail.

Avez-vous l’impression de ne pas gérer votre temps de travail comme vous le devriez ? Le plus dur est sans doute d’en prendre conscience. Vous n’avez qu’une vie, mais vous vous devez d’être plus performants. Il faut donc absolument savoir pourquoi vous avez autant de mal à faire un meilleur usage de votre temps.

Débarrassez-vous des voleurs de temps, la première étape pour une meilleure gestion du temps

« La plus coûteuse des dépenses, c’est la perte de temps. » Théophraste

Comme Théophraste dit vrai ! Avez-vous remarqué à quel point il est facile de perdre du temps à des choses inutiles ? Et les éléments voleurs de temps au travail sont nombreux. Faites le test : recensez sur une feuille le nombre de fois où vous arrêtez ce que vous faites pour répondre à un message sur les réseaux sociaux, ou à un appel téléphonique non urgent. Vous serez sidérés.

D’ailleurs, pendant que vous perdez votre temps, des entrepreneurs réalisent vos rêves à votre place !

La gestion du temps est donc importante si vous voulez devenir plus efficace. Pour ce faire, asseyez-vous et recensez les éléments qui vous font perdre du temps :

• Réunions impromptues et inutiles ;
• Appels non essentiels ;
• Les vidéos et la télévision en général ;
• Les demandes extérieures ;
• Les conversations à bâtons rompus pendant les heures de travail…

Tous ces éléments vous volent un temps précieux.

Un autre ennemi du temps qu’il faut combattre énergiquement est la procrastination (tendance à remettre les choses au lendemain).

Dès que vous avez recensé ces voleurs de temps, faites en sorte d’avoir une meilleure gestion du temps en les éliminant de votre vie. Par exemple, prévoyez un téléphone personnel et un autre pour votre activité professionnelle. Éteignez le téléphone personnel quand vous êtes au travail et ne le rallumez qu’à l’heure de la pause. Vous aurez une meilleure maîtrise de votre temps et de votre vie.

Pensez également à vous déconnecter des réseaux sociaux lorsque vous êtes au bureau. Facebook, Twitter et autres ne font que vous déstabiliser et vous empêchent en même temps de vous concentrer pleinement sur ce que vous faites. Éloignez-vous de toutes sources de distraction.

Une autre astuce pour une meilleure gestion du temps : organisez-vous

« Nous ne manquons pas de temps, mais nous en avons beaucoup dont nous ne savons pas tirer profit. » Sénèque

Une bonne organisation permet une meilleure gestion de votre temps et favorise à la fois votre bien-être au travail. Lorsque vous manquez de temps, c’est donc l’indice que votre organisation personnelle ne vous rend pas plus performant. Comment remédier à ce problème ?

Listez et décidez

Prenez du recul. Recensez sur une feuille toutes les tâches que vous devez généralement accomplir en une journée. Puis posez-vous les questions suivantes pour être capable d’une meilleure gestion du temps ?

• Lesquelles ont un lien direct avec mon activité professionnelle ?
• Lesquelles sont superflues et n’ont aucun lien avec mon travail ?
• Quelles sont les activités qui me volent du temps ?
• Puis-je arrêter d’accomplir certaines choses pour mon bien ?

Utilisez la matrice d’Eisenhower

La deuxième chose à faire consiste à hiérarchiser ces activités en utilisant la matrice d’Eisenhower. Celle-ci classe les activités humaines en 4 catégories :

1. Urgentes et importantes (celles qui sont directement liées à votre profession et qui influenceront votre carrière).
2. Urgentes, mais non importantes.
3. Non urgentes, mais importantes.
4. Non urgentes et non importantes.

Une meilleure gestion du temps n’est possible que si vous savez comment les distinguer. Alors, prenez la résolution de ne jamais entamer une activité de type 2 ou 3 tant que vous n’avez pas terminé les tâches liées à l’activité 1. En général, ces tâches ne sont pas censées vous prendre trop de temps. Mais restez résolus à terminer ce que vous avez commencé et qui est crucial avant de passer à autre chose. En ce qui concerne les missions non urgentes et non importantes, vous pouvez très bien les laisser pour plus tard. Vous pouvez aussi les déléguer à une autre personne.

Une excellente gestion du temps exige que vous vous serviez du mot magique : NON

« On ne peut admirer en même temps la lune, la neige et les fleurs. » Proverbe japonais

Si votre hiérarchisation d’Eisenhower est correcte, vous comprendrez vite que vous ne pouvez pas tout faire à la fois. Vous devrez donc mener la guerre contre un problème récurrent propre à toutes les activités professionnelles : l’aide aux collègues et amis.

Là-dessus, il ne faut pas tergiverser : apprenez à dire non, à moins que vous n’ayez vraiment rien d’autre à faire. C’est la clé pour une meilleure gestion du temps. Certes, vous aurez l’air moins sympathique pour certains, mais c’est ce qui vous permettra d’être au top de vos performances. Et par ricochet, vous serez beaucoup plus efficace.

Voici quelques astuces pour refuser de vous investir au profit des autres quand ce n’est pas nécessaire sans perdre leur estime :

• Quand un collègue vous formule une demande, écoutez-le attentivement en souriant.
• Demandez-lui ensuite pourquoi ce qu’il vous demande est vraiment urgent.
• Consultez votre agenda, et faites-lui savoir que vous ne pourrez lui fournir l’aide attendue qu’à un autre moment. Il faut que ce soit vrai, pour que votre gestion du temps ne nuise pas à vos relations. Surtout si vous comptez quand même l’aider.
• Faites-lui savoir que vous êtes sur une tâche à terminer dans l’heure qui suit. Vous ne pouvez pas prendre d’autres actions dans l’immédiat (quand vous n’avez vraiment pas de temps d’après votre fameuse matrice).
• Faites votre plus beau sourire, prenez un air navré et dites « Je suis sincèrement désolée » !

Ensuite, retournez à votre travail et ne dites plus rien. (Voici 3 astuces très utiles pour dire non plus facilement.)

Rares sont les collègues qui oseront vous harceler. Vous pourriez donc avoir une gestion du temps plus optimale. Au pire, ils ne vous dérangeront plus pour que vous leur rendiez service après 3 ou 4 initiatives de ce type.

Déléguez pour bien organiser son temps

Une gestion de temps efficace implique impérativement de la sous-traitance. Si vous avez le bonheur d’avoir des collaborateurs, apprenez à déléguer. Vous gagnerez un temps précieux et serez plus performants. Attention cependant :

• Confiez des tâches précises aux profils les plus qualifiés ;
• Exigez un compte-rendu ;
• Et félicitez régulièrement.

Faites en sorte que vos proches sachent ce qu’ils doivent faire exactement et que vous avez pour but d’optimiser la gestion du temps. Faites-leur savoir que vous suivrez l’évolution du travail confié. Vous verrez qu’ils s’efforceront par eux-mêmes de le faire correctement et dans le respect des délais convenus.

Si vous commencez à déléguer, il est possible que les premiers mois exigent que vous preniez du temps à vérifier de près ce qui se fait. Mais dès que vos collaborateurs ont gagné en expérience, vous constaterez que ce mode de fonctionnement vous permettra de gagner du temps que vous pouvez alors consacrer à d’autres activités plus ou moins urgentes. Votre énergie sera toujours mise à contribution de la bonne manière.

Gestion du temps : avez-vous un agenda ?

On en a parlé plus haut… L’agenda est le compagnon des professionnels. Il peut être physique ou digital (du type Siri par exemple), mais il vous en faut absolument un. En général, vous y noterez les tâches les plus urgentes et les plus importantes et ferez l’effort de respecter le planning. Grâce à ces mesures, vous serez bientôt un employé ou un employeur très efficace et apprécierez le bien-être au travail.

Vous seriez également capable de mieux organiser votre travail. Et vous n’aurez aucune difficulté à garder le cap et à être imparable en matière de gestion du temps, comme vous avez une idée bien précise de vos missions. Cela peut même être particulièrement utile dans l’atteinte de vos objectifs, que ce soit sur une base journalière ou sur le long terme.

Vous l’aurez compris, avoir un agenda à portée de main ne peut que vous être bénéfique. Vous ferez preuve d’une plus grande efficacité dans votre travail. D’ailleurs, connaissez-vous la différence entre l’efficience et l’efficacité ? Si ça ne vous dit rien, je vous invite à consulter cet article pour en apprendre davantage et ainsi compléter votre lecture. Vous serez aussi mieux armé pour une meilleure gestion du temps.

Adoptez aussi le fameux To-do list pour plus de résultats !

Ce concept part du même principe que votre liste de courses habituelles. Lorsque vous notez ce que vous devez acheter, non seulement vous évitez d’oublier quelque chose, mais vous gagner aussi beaucoup de temps dans le magasin. Eh bien, c’est pareil si vous l’utilisez dans le cadre professionnel. Vous avez une vision claire de comment se déroulera votre journée. Vous serez capable de mieux vous organiser.

C’est aussi ce qui vous permettra d’anticiper les éventuels obstacles à franchir. Vous gagnerez également en efficacité en matière de gestion du temps et dans la résolution de problèmes. Mais par-dessus tout, vous serez moins susceptible d’être submergé par le stress et par la surcharge de travail. En d’autres termes, toutes les conditions sont réunies pour que vous puissiez exploiter votre plein potentiel.

Votre confiance en soi se retrouvera plus renforcée que jamais. D’ailleurs, cela ne vous prendra que quelques minutes par jour. Établissez votre liste au début de la journée. Mais bien sûr, vous pouvez l’enrichir au fur et à mesure que l’on vous confie d’autres tâches. N’oubliez toutefois pas de bien faire la distinction — pour une gestion du temps impeccable — entre ce qui est urgent, ce qui est important et ce que vous pouvez remettre à plus tard.

Demandez l’aide d’un professionnel, si besoin

Il existe des formations pour tout de nos jours. Et les cours pour développer vos compétences organisationnelles n’en font pas exception. D’ailleurs, l’accompagnement d’un expert peut s’avérer particulièrement judicieux. Il vous aidera notamment à identifier vos faiblesses et les obstacles qui vous empêchent d’utiliser les heures qui passent à votre avantage. Il vous donnera également tous les outils nécessaires pour que vous puissiez redoubler en efficacité.

Étant spécialiste de la gestion du temps, il pourra même concevoir des solutions sur mesure adaptées à vos problèmes et à votre objectif. Et ce, quel que soit votre poste. Manager, responsable des ressources humaines ou même salarié. Votre employeur ne manquera pas de constater votre évolution et vous pourriez être étonné de ce que vous pouvez réellement accomplir en une journée. Bien évidemment, ce recours n’est en aucun cas une obligation. Si vous êtes assez autonome, vous pouvez identifier vous-même vos points faibles et trouver des palliatifs susceptibles de vous aider.

Les solutions sont aussi nombreuses que diverses pour développer vos compétences en gestion du temps. À vous de choisir celle qui vous convient le mieux !

Vous pouvez aussi vous inspirer d’une vidéo que j’ai réalisée il y a quelques années de cela, elle porte sur la thématique : Pourquoi perdez-vous votre temps ?

Si l’article vous a plu, partagez-le et faites-nous part de vos impressions relatives à ce sujet : comment vous y prenez-vous pour gérer au mieux le temps et être plus efficaces ?